Skip to content
Terug naar kennisbank

Fusies in de zorg: hoe zit het met de zorgprocessen?

Het aantal fusies en overnames in de zorg neemt weer toe. Dat laat ook de informatiekaart ‘Concentraties in de zorg’ van de NZa zien. De voornaamste motieven voor een fusie hebben te maken met: een hogere kwaliteit van zorg willen leveren tegen lagere kosten, het vergroten van markaandeel, meer continuïteit en een efficiëntere samenwerking.

Bij een fusie in de zorgsector komt veel kijken. Iedere sector heeft zijn specifieke regels wat de nodige organisatorische en juridische uitdagingen voor partijen met zich meebrengt. Het brengt voor de administratie van zorg grote veranderingen met zich mee. Juist dat aspect brengen wij hier graag onder de aandacht: de zorgprocessen. In dit artikel gebruiken we de term zorgprocessen voor de hoofdprocessen uit de Zorgcontrolcyclus, te weten de contractafspraken, de aanmelding en start van zorg, mutaties, registratie en declaratie t/m verantwoording van de zorg, passend binnen de administratieve en de interne controles.

Naast dat een fusie uitdagingen met zich meebrengt, biedt dit echter ook mooie kansen! Het biedt de mogelijkheid om bestaande processen en werkwijzen kritisch tegen het licht te houden en de symbiotische relatie met systemen te versterken. Het is van belang dat alle betrokken systemen voor de nieuwe organisatie zo goed en eenvoudig mogelijk worden ingericht ten behoeve van een volledige, tijdige en juiste administratie van zorg.

Wat zien we gebeuren in de praktijk?

Wat we zien bij dit soort fusies is dat zorgadministratieve processen en systemen in alle hectiek en dynamiek ‘vergeten’ worden of een lage prioriteit krijgen. De focus ligt vaak op bestuurlijk niveau en op hoofdprocessen i.p.v. de deelprocessen en hun wisselwerking. Zeker begrijpelijk, maar wellicht een gemiste kans?

Soms is na jaren het administratieve proces nog niet afgestemd op de nieuwe organisatie en draait de organisatie als het ware als verschillende organisaties onder één naam. Werkprocessen en systemen zijn nog niet met elkaar verenigd. Er wordt nog te veel vastgehouden aan een eigen manier van organiseren in plaats van te kijken hoe het gezamenlijk belang te realiseren.

Wat zijn dan die ‘gemiste kansen’?

  • Denk hierbij aan het nog gebruikmaken van verschillende ECD’s en andere systemen. Werkprocessen sluiten niet meer aan bij de nieuwe organisatie. Er is onvoldoende standaardisatie of digitalisatie.
  • Het maken van zorgafspraken die niet centraal belegd zijn (dit zijn de afspraken die je maakt met o.a. zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten). Hierdoor ontbreekt vaak het totaaloverzicht, zitten niet de juiste personen bij elkaar aan tafel en loopt de organisatie risico’s in het maken van de juiste productafspraken.
  • Er zijn geen duidelijke organisatiebrede afspraken met betrekking tot hoofd- en ondernemerschap. De administratieve lasten kunnen fors toenemen en ook kan risico worden gelopen in de administratieve verantwoording van zorg en betalingen.
  • Er zijn verschillende werkafspraken binnen de organisatie over registratie, declaratie en verantwoording van zorg. Hierdoor kan de juiste stuurinformatie en een goede (financiële) borging ontbreken voor tijdige, volledige en juiste administratie en verantwoording van zorg.
  • De juiste vertaling van wijzigingen in wet- en regelgeving ontbreekt omdat hier geen uniforme afspraken over zijn gemaakt.

Door verschillen in stand te houden kan onduidelijkheid ontstaan bij zorgmedewerkers over de nieuwe structuur en wordt het risico gelopen dat het draagvlak onder medewerkers verminderd. Zij zien immers geen directe noodzaak om ‘anders’ te moeten werken en houden graag vast aan de ‘oude’ organisatie werkwijze.

Als bij de realisatie van een fusie gelijk de gehele keten van zorgprocessen wordt meegenomen, kan er al veel winst worden behaald in efficiëntie, continuïteit, kwaliteit en in kosten. En dat is buiten schaalvergroting nu juist de meerwaarde van een fusie!

Waarom is het belangrijk om zorgprocessen te uniformeren en optimaliseren?

Door een nieuwe basis te vormen voor de zorgprocessen, worden deze beter gestroomlijnd. Ze zijn daarna eenvoudiger en efficiënter ingericht, waardoor ook de administratieve lasten worden verminderd. En niet alleen voor de ondersteunende diensten, óók voor het zorgpersoneel. Alle disciplines binnen de nieuwe organisatie worden nu met dezelfde kwaliteit ondersteunt. De rollen en verantwoordelijkheden zijn voor alle medewerkers inzichtelijk en duidelijk. Door medewerkers van alle disciplines tijdig te betrekken en hun expertise te vragen, vorm je ook gedragen nieuwe processen. Medewerkers voelen zich betrokken en onderdeel van de nieuwe organisatie. Er is draagvlak!

Doordat er één basis is binnen de organisatie voor alle zorgprocessen en systemen, ontstaat ook de juiste stuurinformatie op alle niveaus binnen de organisatie. De zorgverleners kunnen goede zorg verlenen en het financiële aspect hiervan is geborgd. Het resultaat van het optimaliseren en stroomlijnen van de processen is onder andere dat gezorgd wordt voor minder kosten en verhoogde productiviteit. En niet minder belangrijk, tevreden medewerkers! Een voorbeeld vanuit de praktijk:

Werkprocessen binnen de organisatie zijn verschillend en versnipperd ingericht, wat is af te leiden vanuit een fusie van een aantal jaren geleden. Door de overgang naar één ECD ontstaat plots de noodzaak om zorgprocessen te uniformeren. De bestaande werkwijzen geven na de overgang veel ruis en afdelingen kijken naar elkaar. Zo is er o.a. overlap in belegde taken maar zijn er ook hiaten. Door met een afvaardiging van alle betrokken disciplines het zorgproces te bespreken en input te vragen, wordt samen het proces opnieuw vormgegeven. Hierdoor verdwijnt de ruis en ontstaat een veel betere werksfeer. Met respect voor elkaar wordt de samenwerking met plezier voortgezet met een hogere productiviteit.

Hoe weet je nu of jouw organisatie dit op orde heeft?

Bekijk of er sprake is van een gestroomlijnd en geüniformeerd zorgproces. Zijn alle deelprocessen binnen de organisatie op elkaar afgestemd, is er overlap, zijn er hiaten of andere knelpunten? Zijn alle rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk? Wordt alle geboden zorg geregistreerd en gedeclareerd en volgens de geldende wet- en regelgeving vastgelegd? Is de verantwoording van zorg intern en extern uniform en geborgd? Is duidelijk wie of welke afdeling verantwoordelijk is voor de juiste vertaling van wijzigingen in wet- en regelgeving? Dit zijn een paar voorbeelden die antwoord op de vraag kunnen geven.

En wat als er inderdaad nog wat te doen valt, hoe breng je dit dan op orde? Of je nu al gefuseerd bent of nog moet fuseren, de aanpak blijft in hoofdlijnen hetzelfde. Het begint allereerst met ambassadeurschap vanuit het bestuur/directie en management. Voor een succesvol verloop is het belangrijk dat dit door hen gedragen wordt. Dan kunnen onder andere onderstaande stappen worden doorlopen:

  • De bestaande (verschillende) zorgprocessen en systemen in kaart brengen.
  • Knelpunten en hiaten inzichtelijk maken.
  • Met een afvaardiging van alle betrokken disciplines bovenstaande bespreken en afspraken over de gewenste situatie. Hierdoor ontstaat een gedragen basis van efficiënte zorgprocessen.
  • De nieuwe processtappen met rollen en verantwoordelijkheden, zoals afgesproken, beschrijven en laten vaststellen door directie.
  • Daarna volgt de implementatiefase. Zijn er nog acties nodig voor de livegang? (zoals scholing e.d.)
  • Zorg ervoor dat vanaf de livegang iedereen op de hoogte is en voldoende ondersteuning voorhanden heeft voor het werken met de nieuwe werkwijzen.
  • De laatste, maar niet de minst belangrijke, stap is de borging.

Het is belangrijk te zorgen voor een goede borging van de processen. Beschrijf wie de proceseigenaar per proces is en wat van diegene verwacht wordt. Zet ook evaluatiemomenten op de agenda. Processen zijn namelijk niet statisch, maar juist dynamisch en moeten met iedere verandering meegroeien. Het is een cyclisch proces waarbij continue verbetering en vernieuwing onder de aandacht moet zijn.

Meer informatie of benieuwd hoe wij je hierbij kunnen ondersteunen? Neem dan vrijblijvend contact met mij op via n.crooy@aag.nl.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw vakgebied? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Aanmelden

Contact en vragen

We vertellen veel. Niet gek, want we hebben ook veel te bieden. Heb je een specifieke vraag? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!

Contact

Ontdek meer over AAG

Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!

Onze expertises

Betere zorg begint met een goede basis. Benieuwd hoe we zorgorganisaties daarbij helpen?

Ja, zeker!

Klantcases

Hoe we andere zorgorganisaties hebben geholpen om de zorg beter te maken?

Laat je inspireren!

Wij van AAG

We helpen zorgorganisaties om hun bedrijfskundige processen te verbeteren.

Vertel me meer
Search