Saffier
De Saffier Groep koos na een oriëntatiefase voor AFAS. Petra Kroon, teammanager financiële administratie en salarisadministratie, en Eric Pontier, teammanager P&O, vertellen meer over de keuze voor AFAS en het werken met de AFAS-consultants van AAG.
Over De Saffier Groep
De Saffier Groep ondersteunt mensen zichzelf te kunnen zijn, zowel thuis als op één van de locaties van de organisatie in de regio Haaglanden. Binnen De Saffier Groep houden Petra en Eric zich onder andere bezig met de algehele administratie, HR-applicaties en het aansturen van een flexpool van ongeveer 130 medewerkers. Met 1.800 medewerkers verspreid over 10 locaties is De Saffier Groep een grote zorgorganisatie, waar een kleine backoffice dagelijks veel werk verzet. Hierbij vormt de ondersteuning van AAG een waardevolle aanvulling.
Een grondig keuzetraject vooraf
Petra: “In de tijd van Visma Raet werkten wij ook al met AAG. Heel fijn om met consultants te werken uit het vakgebied die over ingewikkelde casussen mee kunnen denken. AAG was ook bij de keuze voor AFAS betrokken. Dat keuzetraject duurde ongeveer 1,5 jaar.”
Eric vertelt: ”ICT was in de lead in deze fase met een speciaal samengestelde klankbordgroep. Uiteindelijk kwam er een voorstel dat richting het MT ging. Toen kwam de implementatie fase die ook ruim een jaar in beslag nam. Daarna kwamen wij pas in beeld.”
Sterke kennis en ervaring
“Het meedenken en in huis hebben van extra capaciteit op praktisch gebied en de inhoudelijke kennis van AAG, dat vonden wij heel fijn. Tijdens de livegang, die toch heel spannend is omdat er toch altijd onverwachte zaken zijn die spelen, is de kennis en ervaring van de betrokken AAG-ers belangrijk. Het collectieve geheugen in de eigen organisatie is er simpelweg niet want al je kennis is op het oud bekende gebaseerd. Je hebt met AAG een sterke partner waar je op terug kunt vallen en dat geeft heel veel rust”, legt Eric uit.
Belangrijke leerpunten
Eric: “Het is belangrijk om de verwachtingen goed te managen. Juist bij projectleiders.” Petra vult aan: “En een leerpunt is dat je zelfs bij een goede voorbereiding, altijd voor onverwachte uitdagingen staat. Dit soort trajecten vragen veel en zijn heel intensief. Het is dus belangrijk dat je omringd wordt door ervaren, prettige mensen zoals de AAG consultants. Ze zijn als collega’s.”
Stappen maken met AFAS
“Het grote pluspunt bij AFAS: alles is gestuurd en klopt gewoon. De snelheid die er nu is qua contractafhandeling is ongeëvenaard. Alle stappen duurden vroeger zeker 2,5 week en nu 2 dagen. Als je kijkt waar we vandaan komen, is dit een enorme stap voorwaarts. Je moet erop vertrouwen dat het goed gaat. De updates worden gedaan, daar moet je echt op vertrouwen. Het dwingt je op een bepaalde manier te werken en dat geeft structuur.” Eric: “Nu pas komen we aan het finetunen toe; in deze fase begint het echt leuk te worden. Vergeet niet, zo’n verandertraject kost enorm veel energie. Dat moet je niet te vaak doen. Voor sommige collega’s is de wereld echt veranderd. Dan is de betrokkenheid en expertise van iemand die de ins en outs kent, heel belangrijk.”
Petra: “Voordat de rest van de organisatie helemaal klaar is, ben je een paar jaar verder. Elk systeem en het gebruik is altijd wennen, AFAS of welk ander systeem dan ook.”
Eric: “Je moet als leidinggevende de discipline hebben om informatie conform de afspraken te registreren. Je hebt dus verantwoordelijkheden binnen elk systeem, dat is een gegeven.”
De keuze voor AAG
Petra: “Vanuit AFAS komen er geregeld geïnteresseerde collega-organisaties op bezoek. We vragen meestal of zij AAG ook al hebben ingehuurd. AAG is een specialist, en die heb je nodig. Het grote voordeel is: je moet iemand erbij hebben die het nieuwe systeem van haver tot gort kent. Er is vaak complexiteit met bijvoorbeeld de inrichting.”
Eric: “Bij onrust, die vaak te maken heeft met het loslaten van het bekende en het toelaten van het nieuwe, heb je mensen nodig die de rust terugbrengen. Begin dus aan zo’n intensief traject met mensen die hier verstand van hebben.”
Petra vult aan: “Bedenk: AFAS heeft effect op elke medewerker. Het bijzondere aan de AAG-mensen is dat ze consultants zijn, maar toch zo goed in ons team blenden. Ze doen mee en voelen als leuke, toegankelijke collega’s. Echt ons type mensen met veel kennis van zaken. En als de betrokken AAG-consultant ergens niet gespecialiseerd in is, wordt dat eerlijk aangegeven, waarna een collega met de juiste expertise wordt ingeschakeld. Vaak is het dan binnen een paar uur helemaal opgelost.”
Ook benieuwd hoe AAG jouw zorgorganisatie kan ondersteunen bij de implementatie van AFAS? Neem vrijblijvend contact op!
“Het bijzondere aan de AAG-mensen is dat ze consultants zijn, maar toch zo goed in ons team blenden. Ze doen mee en voelen als leuke, toegankelijke collega’s.”
Petra Kroon
Teammanager Financiële Administratie & Salarisadministratie
Malderburch bouwde met capaciteitsmanagement aan structuur, eigenaarschap en rust, met meetbare resultaten voor medewerkers, teams en bewoners.
Zorggroep Apeldoorn kreeg weer grip op vastgoedbeheer dankzij structuur, betere samenwerking en praktische optimalisaties door AAG.
Atlant kiest met AAG voor AFAS: één systeem voor meer grip, efficiëntere processen en continuïteit in salarisverwerking. Klaar voor de toekomst.
VGZ en AAG transformeren HR: van verouderd systeem naar slimme, intuïtieve processen met AFAS en duurzame samenwerking.
MOC ’t Kabouterhuis en AAG bouwen samen aan een betrouwbare, toekomstbestendige HR- en salarisadministratie in de jeugdzorg.
AFAS implementeren zonder zorgen? De Saffier Groep doet het samen met de ervaren consultants van AAG.
Interim-manager bracht structuur, versterkte samenwerking en zorgde voor een warme overdracht binnen de zorgadministratie van Lister.
Amarant en AAG ontwikkelden een Strategisch Vastgoedplan met een dynamisch dashboard voor betere vastgoedsturing en duurzaamheid.
Stichting Aanzet koos voor AAG en digitaliseerde volledig. Het resultaat: snellere processen, minder fouten en betere HR-ondersteuning.
Wouter Boone, product owner AFAS bij Kindergarden, vertelt over de functie van AFAS en de samenwerking met de AAG consultants.
