MeanderGroep

Omdat er binnen de organisatie niemand met voldoende kennis, achtergrond en tijd beschikbaar was, kreeg AAG de vraag of zij iemand hadden die het gehele proces, van aanstelling van de adviseurs tot het opstellen van facilitair beleid te begeleiden. Uiteindelijk is er een AAG-adviseur in april 2023 vanuit AAG begonnen met het opstellen van een plan van aanpak en een communicatieplan. Tegelijkertijd is de werving en selectie voor de twee adviseurs opgestart en zo was een eerste stap naar de optimalisatie van de facilitaire dienstverlening gezet.

In juni 2023 zijn er twee facilitair adviseurs gestart in een geheel nieuw rol die zij samen met AAG mochten invullen. Een eerste stap was het opstellen van een duidelijke demarcatie. Er is in beeld gebracht welke facilitaire producten en diensten er allemaal binnen de organisatie geleverd worden. De demarcatie van de facilitaire dienstverlening is opgesteld met verschillende personen uit de organisatie die in meer of mindere mate met facilitaire dienstverlening te maken hadden. Aan de hand van de demarcatie is een voorstel gemaakt over het eigenaarschap van de facilitaire producten en diensten, die de toepasselijke naam ‘bouwstenen’ hadden gekregen. Er zijn 20 bouwstenen gedefinieerd (het zogenaamde facilitair huis) waarvan bepaald is dat er qua eigenaarschap 13 bouwstenen in de centrale organisatie belegd zijn. De overige bouwstenen zijn qua eigenaarschap belegd in het primaire proces of bij andere stafafdelingen. Hiermee was formeel ook de afdeling Facilitaire Zaken geboren. Formeel wordt deze aangestuurd door de directeur I&A en Vastgoed, die tevens opdrachtgever voor AAG is.

In een jaar tijd is onder begeleiding van AAG toegewerkt van een visie op facilitaire dienstverlening naar separaat beleid voor de 13 centraal geregisseerde bouwstenen. In de tussentijd is er nagedacht over een definitieve positionering en aansturing van de afdeling die enkel bestond uit de twee facilitair adviseurs. AAG heeft een inrichtingsvoorstel geschreven zodat de facilitaire kennis, maar ook de uitvoering van de facilitaire dienstverlening, geborgd zou worden. Omdat de facilitaire teams (receptie, restaurant, logistiek en repro) op het hoofdkantoor en de adviseur duurzaamheid onder de afdeling Facilitaire Zaken kwamen te vallen, is er besloten om een manager Facilitaire Zaken te zoeken. De facilitaire teams van het hoofdkantoor waren bij de afdeling vastgoed gepositioneerd omdat er destijds niemand was die zich kon bekommeren over deze teams en de inhoud.

Omdat de tevredenheid over AAG dermate groot was, heeft de klant gevraagd of ze tijdelijk de functie van manager Facilitaire Zaken konden invullen totdat er een geschikt persoon gevonden was. AAG was ook nauw betrokken tijdens het werving en selectie traject en heeft samen met de klant een keuze gemaakt voor de persoon die verdere sturing gaat geven aan de afdeling.

Vanaf april 2025 zal deze nieuwe persoon het stokje over gaan nemen van mij waar ik dan inmiddels twee jaar gedetacheerd ben. AAG blijft betrokken bij de organisatie om de inhoudelijke kennis van de facilitaire dienstverlening over te dragen aan de nieuwe manager en de facilitair adviseurs. Tot slot gaat AAG aan de slag met het opzetten van een projectstructuur zodat het facilitair beleid ook daadwerkelijk geïmplementeerd en geborgd kan worden in de organisatie.