Groenhuysen

Stichting Groenhuysen is een grote zorgorganisatie in West Brabant. Voor hun centrale afdeling Facilitair Beleid & Ontwikkeling was men op zoek naar een interim manager. De huidige manager was teruggetreden en tijdelijke vervanging vanuit het team bood geen solaas. Er was binnen het team veel onrust en onduidelijkheid over werkzaamheden, processen, visie en structuur.

De vraag van de opdrachtgever bestond uit verschillende facetten. Het allerbelangrijkste was om binnen de afdeling de rust weer terug te brengen, om duidelijkheid te scheppen over rollen en verantwoordelijkheden en om de processen te optimaliseren. Daarnaast moest er voor de interne klant ook duidelijkheid komen over de dienstverlening van de afdeling en mocht in de tussentijd de bestaande service- en dienstverlening niet stagneren.

Onze oplossing

De stappen

Voor ons was de eerste stap om de medewerkers de ruimte te geven om terug te kijken naar de achterliggende periode, hun gevoelens hierover te uiten en de wensen en behoeftes voor de toekomst op te halen.
Daarna was het zaak om de bestaande rolverdelingen en onderliggende processen te analyseren: Zijn de juiste mensen wel met de juiste dingen bezig?
Tot slot is er een adviesvoorstel geschreven voor de inrichting en organisatie van de afdeling.

Er is in het begin vooral gebouwd aan de onderlinge samenwerking en communicatie vanuit de bestaande structuur. Al snel kwamen de medewerkers erachter dat sommige activiteiten niet logisch belegd waren en daarop hebben wij de rolverdelingen herzien. Een aantal activiteiten konden samengevoegd worden en er ontstond een duidelijke, organische scheiding tussen frontoffice en backoffice. Toen dit eenmaal duidelijk was, is nagedacht over de rollen die er gedefinieerd moesten worden om dit te borgen. Bestaande functies zijn herschreven met een duidelijke focus op de dienstverlening richting de interne klant. Duidelijkheid over de dienstverlening van de afdeling richting de interne klant is geboden met een product- en dienstencatalogus en zo ook de demarcatie met Vastgoed en ICT. Vervolgens is dit alles beschreven in een adviesvoorstel om de afdeling op een andere manier te organiseren, waar de inkoopfunctie losgekoppeld werd van de facilitaire dienstverlening.

Concrete resultaten

Na een formeel besluit door de Raad van Bestuur en het management zijn twee cruciale vacatures uitgezet; voor een manager en senior inkoper. Een aantal medewerkers heeft gekozen om elders te gaan werken omdat hun rol inhoudelijk ging veranderen. Desondanks bleef de basis overeind.

Inmiddels is de implementatie van het plan voor de afdeling Facilitair Beleid & Ontwikkeling deels uitgevoerd en is een nieuwe manager gestart. In de schaarse arbeidsmarkt is ook een inkoper met potentie geworven. Last but not least; de klanttevredenheid over de dienstverlening van de afdeling is nu al gestegen!