Een goede voorbereiding levert altijd voordeel op

Hoe specifieker het vastgoed, hoe belangrijker het is om goed na te denken over de vraag: ‘Wat voor gebouw hebben we nodig?’ Je wilt voorkomen dat er straks een mooi pand staat dat niet aansluit bij de huidige én toekomstige behoeften van de doelgroep. Vaak kiest een organisatie als vertrekpunt een gebouw dat lijkt op wat men al heeft—maar dan duurzamer, mooier of moderner. Bij zorgvastgoed is dat echter een onjuiste benadering. Het gaat niet om het gebouw zelf, maar om het proces van wonen en werken dat erin plaatsvindt. Het zorg- of ondersteuningsconcept moet optimaal tot zijn recht komen in de gebouwde omgeving. Met andere woorden: het gebouw moet dienstbaar zijn aan de (zorg)omgeving—nu en in de toekomst. Dat vraagt om een vernieuwende insteek.

Begin met dromen

Ons eerste advies: begin met dromen. Denk na over hoe je wilt wonen en werken, en hoe de ideale omgeving eruit zou moeten zien. Stel die vraag aan alle geledingen binnen de organisatie: van de Raad van Bestuur en het management tot zorg-, behandel- en begeleidingsmedewerkers, maar ook de financiële, vastgoed- en facilitaire teams. Deze fase van dromen en het verkennen van mogelijkheden neemt vaak behoorlijk wat tijd in beslag. Soms wel een jaar. En tussen de eerste droom en de uiteindelijke realisatie van het gebouw liggen vaak meerdere jaren.

Die lange voorbereidingstijd om tot een goed Programma van Eisen te komen, roept soms vraagtekens op. “Je hoort nog wel eens: ‘Wat moeten we met zo’n dik papieren plan?’ Maar die goede ‘papieren voorbereiding’ levert in een later stadium vrijwel altijd veel winst op. Ook financieel. Je krijgt gewoon een beter gebouw als je het proces op een goede manier doorloopt. En – in deze tijd ook niet onbelangrijk – is het eenvoudiger om goed personeel aan je te binden, als ze werken in een prettig gebouw.”

Alle disciplines

Dromen leiden onvermijdelijk tot ideeën die niet allemaal financieel haalbaar zijn. Juist op dat moment toont een goede adviseur zijn meerwaarde. ‘Wanneer je zorgt voor een goede overlegstructuur met mensen uit verschillende disciplines, zie je dat je samen tot het best mogelijke resultaat komt.’ Naast een ‘droomgroep’ kun je een ‘rekengroep’ samenstellen. Met de juiste begeleiding ontstaat een waardevolle dialoog, die vervolgens leidt tot het noodzakelijke draagvlak.

Juist voor het creëren van draagvlak heb je vaak een adviseur nodig die, vanuit de inhoud, het overzicht bewaart. Bij AAG hebben we ruime ervaring in het organiseren van effectieve sessies waarin alle betrokkenen zich gehoord voelen. We kennen zowel de wereld van de zorg als die van het vastgoed. Zo hebben we al veel zorgorganisaties ondersteund bij het nemen van belangrijke beslissingen. Die succesverhalen delen we graag!

Niet te technisch

Bij veel organisaties is het nodige voorwerk al gedaan, bijvoorbeeld door een zorgmanager of een vastgoedmanager. Dat kan zeer waardevol zijn, maar het risico bestaat dat het traject daardoor te snel concreet en technisch wordt. Dit kan in een later stadium leiden tot weerstand, wat het proces vertraagt. Het succes ligt vaak in een breed gedragen plan. Het is daarom belangrijk om nadrukkelijk de coördinatie en regie te pakken, waarvoor het opzetten van een projectorganisatie essentieel is.

Het moet resulteren in een concreet Programma van Eisen, waarmee de organisatie aan de slag kan. En dat leidt tot een gebouw waarin de cliënt zich prettig voelt. Dan is het voor de medewerkers een stuk makkelijker en prettiger werken!