Programmamanagement: Van strategisch vastgoedplan naar uitvoering

Programmamanagement wint steeds meer aan terrein, vooral binnen overheden. Waar grote veranderingen plaatsvinden en veel projecten opkomen, worden overkoepelende programma’s opgezet. Projecten zijn vaak onvoldoende ingericht om de samenhang te monitoren, innovatie toe te voegen en/of organisatieveranderingen gelijktijdig door te voeren. Voorbeelden hiervan zijn digitalisering, verduurzaming, veiligheid of andere grote transformaties. Waar begin je en hoe bewaak je de samenhang?

Wat is programmamanagement?

Het is geen optelling van projecten. Programmamanagement richt zich grotendeels op het creëren van projecten die bijdragen aan de realisatie van grotere (organisatie)doelen, maar het is geen rechtlijnig proces dat met een standaard GROTIK-aanpak kan worden opgepakt. Een programma omhelst ook (en vooral) een (organisatie)verandering die abstracter is en die een transitie in gang moet zetten. Waar een project zich kenmerkt door zich naast een staande organisatie te positioneren (om zo de mijlpalen en fases door te lopen, zonder te veel op te gaan in de staande organisatie en daarmee ook de focus te verliezen) is een programma meer onderdeel van de organisatie en is het juist de katalysator om de benodigde kanteling of verandering aan te zwengelen.

Wat is het verschil met projectmanagement?

Projecten hebben een duidelijke scope en doelstelling en dragen vaak op beperkte schaal bij aan een groter organisatiedoel. De organisatieverandering is daarbij geen prominent onderdeel van de sturing. Wijzigingen, innovaties of nieuwe inzichten tijdens een project leiden vaak direct tot vertraging en meerkosten. Bij een programma ligt de nadruk minder op planning en kosten, maar worden financiën en (maatschappelijke) opbrengsten wel goed bewaakt en is een innovatie die impact kan maken juist wel in een programma toegevoegd en verkend.

De waarde van programmamanagement bij vastgoedvraagstukken

De stap van een strategisch vastgoedplan naar concrete projecten is vaak groot. De organisatie is nog niet helemaal klaar om vastgoedprojecten op te starten. De governance is vaak nog niet op orde en projectmatig werken is nog niet altijd goed geïmplementeerd. Wie pakt welk project op? Hoe monitoren we de projectsturing? In welke fase bevinden de lopende projecten zich en welke besluiten zijn al genomen?

Om een strategisch vastgoedplan succesvol te implementeren, biedt programmamanagement uitkomst. Het richt zich niet alleen op de vastgoedprojecten, maar behandelt ook de organisatorische veranderingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering. Dit kan bijvoorbeeld het opstarten van ICT-projecten of het verbeteren van bedrijfsprocessen omvatten.

Vanuit een strategisch vastgoedplan kunnen meerdere vastgoedgerelateerde projecten worden opgepakt en gecoördineerd, zoals duurzaamheid en vastgoedsturing. Beide zijn vaak complexer dan vooraf gedacht en raken verschillende aspecten van de organisatie. Om deze veranderingen succesvol door te voeren en de samenhang tussen projecten te bewaken, is programmamanagement in zorgorganisaties van groot belang.

Voorbeeld: Emergis

Bij GGZ-organisatie Emergis is het strategisch vastgoedplan zes maanden geleden opgezet als programma. Onder dit strategisch vastgoedplan zijn zeven deelprogramma’s gedefinieerd, waaronder het terrein in Kloetinge en de regionale hoofdlocaties voor alle ambulante teams. Binnen ieder deelprogramma zijn (en worden) projecten geformuleerd en opgestart. Dit zijn voornamelijk vastgoed gedreven programma’s, maar er zijn ook deelprogramma’s benoemd zoals Onderhoud en Vastgoedsturing. Deze richten zich vooral op de bedrijfsvoering en op het verbeteren van processen en systemen, in plaats van op de directe vastgoedaspecten.

Emergis werkt al langere tijd met programma’s in de zorg, en het is positief dat nu ook het vastgoed met al zijn facetten op deze programmatische manier wordt aangepakt. Op deze wijze wordt het vastgoed op de lange termijn (her)ontwikkeld in de volle breedte, waarbij onderhoud, duurzaamheid en vastgoedsturing ook worden verbeterd.

Door vanuit een programma te werken worden niet alleen de reguliere vastgoedprojecten opgepakt, maar ook de organisatieontwikkeling, lange termijn impact en verbetering van de bedrijfsvoering meegenomen in het strategisch vastgoedplan. Heb je behoefte om hierover verder te sparren of te onderzoeken of deze aanpak ook voor jouw organisatie werkt? Neem dan vrijblijvend contact op met Carolien Vermaas.