Tips en valkuilen bij de meerjarenbegroting

Het vormgeven van de begroting is ieder jaar een intensief traject waarbij de actualiteit en de toekomstverwachting de rode draad zijn. In juni zijn in het inkoopbeleid de Wlz richttariefpercentages bekend geworden en een maand later zijn ook de NZa tarieven voor het komend jaar gepubliceerd. Verder dienen inschattingen te worden gemaakt van bijvoorbeeld nieuwe cao’s (voor onder meer vvt, ggz en gehandicaptenzorg), het ziekteverzuim en indexering van de kosten.

Als de begroting uiteindelijk definitief wordt vastgesteld, biedt dat de mogelijkheid om het beleid verder door te rekenen voor de komende jaren. Enerzijds om zelf grip te krijgen op de financiële verwachtingen, anderzijds om bijvoorbeeld bestuur, Raad van Toezicht en/of banken te laten zien dat de organisatie financieel in control is. Wat zijn de belangrijkste tips en valkuilen bij het doorrekenen van een meerjarenprognose?

Tips

• Bepaal vooraf het doel van de prognose. Is er financiering beoogd, ga dan voor een conservatieve insteek. Betreft het een strategisch plan, dan past ambitie beter.
• Stem de horizon af op het doel. Wordt bijvoorbeeld de financiële impact van een nieuwbouwproject getoetst, kies dan minstens voor de gebruiksperiode van het pand.
• Stem het aggregatieniveau af op het doel. Streef daarbij naar een zo hoog mogelijk niveau, tenzij het echt niet anders kan.
• Kies voor actuele, betrouwbare en herleidbare gegevens om te voorkomen dat er met verouderde en/of foutieve invoer wordt gewerkt.
• Stel tegenvallende scenario’s op om aan te kunnen tonen dat de prognose tegen een stootje kan.
• Probeer de uitkomsten op EBIT(DA) niveau (resultaat vóór rente en afschrijving) te begrijpen. Zijn er onlogische mutaties in de toekomstige jaren, ga dan terug naar de tekentafel.
• Maak gebruik van een tool die juiste berekeningen hanteert en die de benodigde inzichten kan bieden in onder meer balans, resultatenrekening, kasstroomoverzicht en bancaire ratio’s.

Valkuilen

• Verschillen in berekende afschrijvingen en rente ten opzichte van de begroting. Omdat er vaak pas na het vaststellen van de begroting duidelijkheid is over het wel of niet doorschuiven van investeringen, over het startmoment van afschrijven en over eventuele renteherzieningen, is het niet verwonderlijk dat deze verschillen kunnen ontstaan. Kies daarom de lijn die het meest realistisch is.
• Het continueren van incidentele posten vanuit de begroting. Zorg voor een genormaliseerd startjaar, zodat incidenten niet ten onrechte een langdurig effect hebben op de uitkomsten.
• Het over het hoofd zien van investeringen in inventaris en automatisering op de lange termijn. Met name bij meerjarenonderhoudsplannen worden deze posten buiten beschouwing gelaten.
• Geen actueel prijspeil bij investeringen. Zeker in tijden van uitzonderlijke inflatie is het prijspeil van (vastgoed)investeringen cruciaal geworden.
• Geen duidelijk beeld van cliëntenverschuivingen bij vastgoedprojecten. Met name bij gelijktijdige projecten kan er tijdelijk een gebrek aan capaciteit ontstaan om cliënten te huisvesten.
• Te optimistische uitgangspunten hanteren. Om tot gewenste uitkomsten te komen worden nogal eens de uitgangspunten onrealistisch herzien. Wees bijvoorbeeld terughoudend met toekomstige kostenbesparingen.