Stel BI niet uit: waarom je als zorgorganisatie nu moet instappen

En daarbij maken zorgorganisaties het zichzelf in veel gevallen ook niet eenvoudiger. Wat wij veel tegenkomen is dat bronsystemen van verschillende afdelingen niet aan elkaar gekoppeld zijn, waardoor data nog handmatig verwerkt wordt in losse rapportages of excelsheets. En doordat iedereen daarnaast ook nog andere definities hanteert, is de synergie volledig zoek.

In veel zorgorganisaties is logischerwijs dan ook niet sprake van één waarheid, maar van vele waarheden. En dat maakt het sturen van zo’n organisatie uitermate ingewikkeld. Een gemiste kans. Want de basis voor een oplossing is eigenlijk al in huis: data.

Je data is er al. Waarom doe je er zo weinig mee?

Zorgorganisaties barsten van de data. Over personeel, financiën, productie en cliëntenzorg. Maar wat wij vaak zien is dat er door gebrek aan tijd, kennis en/of tooling organisatiebreed weinig met deze data gebeurt. Afdelingen maken zelf rapportages met data uit eigen bronsystemen en creëren hiermee hun eigen waarheid. Hierdoor ontbreekt elke vorm van samenhang en overzicht; informatie die managers nodig hebben om een zorginstelling goed te kunnen leiden. Voor het creëren van een overall inzicht in de hele organisatie heb je Business Intelligence (BI) nodig.

Business Intelligence brengt alles bij elkaar

BI haalt gegevens automatisch op uit verschillende systemen – denk aan ECD’s, HRM-systemen, financiële software en planning tools – en verzamelt die data in één omgeving. Door data op één plek te laten samenkomen ontstaat samenhang tussen afdelingen, zijn databronnen met elkaar geïntegreerd en is er sprake van één waarheid.

Toch blijft het idee om nu iets met BI te doen bij veel zorgorganisaties liggen. Het beeld dat BI een groot, ingewikkeld project is, zorgt er vaak voor dat het op de lange baan wordt geschoven. Maar juist een bescheiden start kan al veel opleveren, is onze visie. Denk aan één goed ingericht dashboard voor HR of financiën, waarmee je direct tijd bespaart of werkt aan duurzaam inzetbaarheid van je mensen. Want  de tijd tikt door. En je kan het je als zorginstelling niet meer permitteren om geen inzicht te hebben, geen verbanden te kunnen leggen, fouten te maken door handmatige invoer of besluiten te nemen op basis van alleen onderbuikgevoel.

Vier redenen om toch vandaag met BI te beginnen

1. Meer grip op personeel

Ziekteverzuim, roosterdruk, verloop – je kunt het pas echt goed aanpakken als je weet wat er speelt. BI helpt je met overzicht en inzicht, zonder dat je alles handmatig hoeft bij te houden. Geen ingewikkelde formules of zoektochten door Excel, maar duidelijke dashboards voor HR en leidinggevenden.

2. Financiën onder controle

Het zal voor veel zorginstellingen herkenbaar zijn; de uitdaging om grip te krijgen op dagdagelijkse opbrengsten? Van kosten per zorgtype tot bezettingsgraden en afwijkingen in de begroting: met BI zie je sneller waar je moet bijsturen. Dat maakt het makkelijker om verspilling te voorkomen en keuzes te maken die echt onderbouwd zijn. Vooral als de marges klein zijn, wil je scherp zicht hebben op je cijfers.

3. Betere processen, betere zorg

Hoe lang duren doorlooptijden? Waar zitten de knelpunten in productie of planning? BI brengt processen in beeld op een manier die je direct kunt gebruiken. En omdat het data uit meerdere bronnen combineert, zie je ook sneller de samenhang tussen verschillende afdelingen of locaties.

4. Iedereen dezelfde waarheid

BI helpt om binnen je organisatie te werken met één versie van de werkelijkheid. Geen discussies meer over wie de juiste cijfers heeft. Dat maakt samenwerking soepeler en de besluitvorming sneller en rustiger. Zeker bij complexe vraagstukken.

Wachten kost meer dan investeren

De uitdagingen voor zorgorganisaties worden alleen maar groter. Juist daarom is het belangrijk om nu te investeren in een BI-platform dat de bedrijfsvoering versterkt en de organisatie wendbaarder maakt. Of het nu gaat om HR, financiën of operationele processen: Business Intelligence biedt de inzichten die nodig zijn om grip te krijgen op de organisatie en de zorg beter te organiseren.