“Soms moet je – in het belang van de organisatie – ‘nee’ kunnen zeggen”

Ze geeft een voorbeeld: “Een patiënt mag na een periode van revalidatie naar huis, maar de thuiszorg is niet op de hoogte van dat heuglijke feit. Dan ontstaat er direct een probleem, en moet de cliënt onnodig lang wachten. En ondertussen wordt een bed bezet gehouden dat beter kan worden ingezet voor een andere cliënt. Een adviseur capaciteitsmanagement kan dergelijke miscommunicatie voorkomen. Eenvoudig door ervoor te zorgen dat de juiste informatie op de goede manier bij alle betrokkenen bekend is, maar ook door processen te optimaliseren en beter te stroomlijnen.

Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de impact die alle nieuwe ontwikkelingen op de medewerkers hebben, en in te schatten hoeveel inzet nodig is. Als een nieuw softwarepakket wordt aangeschaft, kan dat tijdwinst betekenen, maar het kan ook met zich meebrengen dat er juist meer geregistreerd wordt. En soms ook dat er een ander type medewerker nodig is.”

Gevolgen voor medewerkers

Ze geeft een ander voorbeeld: “Er is een nieuw pand gebouwd of een gebouw is ingrijpend gerenoveerd. Dat kan grote consequenties hebben voor de medewerkers, bijvoorbeeld als de looplijnen veel langer zijn geworden. Er lijkt dan sprake van een HR-probleem, maar in feite is er sprake van een vastgoedprobleem.”

Integraal naar de inzet van medewerkers kijken is daarom erg belangrijk, want elk project heeft gevolgen voor de medewerkers, weet Marjoke. “Veranderingen brengen altijd onzekerheid met zich mee, en je moet goed kunnen inschatten wat de impact van die veranderingen is, bijvoorbeeld op de balans van werk en privé. Als roosters en/of werktijden worden gewijzigd, kan dat voor problemen zorgen bij medewerkers. Die worden niet altijd benoemd en/of begrepen. Daarom is het contact met HR en P&O ook heel belangrijk; zeker in deze tijden van personeelskrapte. Je hebt iedereen nodig.”

Kostenbesparing

“Over kostenbesparing gesproken: veel zorgorganisaties hebben een hoofdvestiging en enkele nevenlocaties. Allemaal in hoge mate zelfstandig. Met allerlei ingesleten patronen, bijvoorbeeld op het gebied van het personeelsbeleid. Vaak zijn er grote verschillen tussen de teams, en dat is ‘zorgtechnisch’ niet erg efficiënt. Een adviseur capaciteitsmanagement kan zorgen voor een optimale inzet van personeel doordat hij/zij met een kritische blik naar de bezetting op de diverse locaties kijkt. Het besef moet vaak nog indalen dat alle medewerkers samen één grote organisatie vormen.

Dat betekent soms ook dat er vérgaand moet worden geprofessionaliseerd. Capaciteitsplanning ‘erbij doen’ en op een Excelblaadje het rooster bijhouden; dat kan echt niet meer. En dan heb ik het nog niet eens over de nieuwe softwaresystemen, de wet- en regelgeving die met grote regelmaat op ons afkomt én de wensen van de medewerkers. Soms moet je ook ‘nee’ kunnen zeggen als een manager iets wil wat niet verstandig is.”

Adviseur in dienst

Natuurlijk is Marjoke graag bereid om organisaties op het goede spoor te zetten, zodat ze hun personeel optimaal kunnen inzetten. “Maar ik adviseer ook altijd om een interne projectleider mee te laten kijken”, zegt ze. “En bij voorkeur neemt de organisatie ook een adviseur capaciteitsmanagement in dienst. Een vertrouwde functionaris die de medewerkers en de werkprocessen kent en weet waar de gevoeligheden liggen. Én iemand die contact heeft met alle afdelingen. Want vergeet niet: een besluit op strategisch niveau kan heel verkeerd uitpakken op personeelsniveau. De consequenties van zo’n beslissing moet je vooraf in beeld hebben om niet met onaangename verrassingen te worden geconfronteerd. Daarom is het ook zo belangrijk dat alle afdelingen worden meegenomen in de capaciteitsplaning. Dat kost tijd en energie, maar je kunt er mooie resultaten mee bereiken. Ook als het gaat om kostenbesparing!”