Samen verliefd worden op het probleem… en niet op de oplossing

Als management van een zorgorganisatie zie je de problemen van de dubbele vergrijzing op je af komen. Je maakt je grote zorgen hoe deze de komende jaren getackeld moeten worden. Vanuit de top wordt er gebrainstormd over mogelijke oplossingen, welke vervolgens top-down worden geïmplementeerd in de organisatie. Dit klinkt natuurlijk een beetje kort door de bocht, maar zien we wel vaak gebeuren. De voorgestelde oplossingen vraagt in veel gevallen een gedragsverandering bij de medewerkers. Hier zit dan ook vaak de weerbarstigheid en in veel gevallen het onbegrip tussen medewerker en het management; ze snappen toch wel dat deze verandering nodig is? En bij de medewerker overheerst het gevoel, er is weer iets bedacht maar wat is nu daadwerkelijk het probleem?

11 intrinsiek gemotiveerde AAG-ers hebben afgelopen jaar een opleiding veranderkunde gevolgd waarin gedragsontwerpen centraal stond. De kern van de opleiding was dat we leerden verliefd te worden op het probleem. In de praktijk hebben we de neiging om gelijk in de oplossingsmodus te schieten. Je herkent het vast. Je hebt het probleem nog niet toegelicht maar iemand komt al met een mogelijke oplossing.

Wat nu als je het probleem eerst eens echt samen gaat omarmen. Beleef met elkaar het probleem. En dat is niet zo makkelijk als je denkt. Zeker niet om de mensen die bijvoorbeeld dagdagelijks in de zorg bezig zijn, te laten “voelen” dat we echt een gezamenlijke opgave hebben. Wanneer je deze fase overslaat en gelijk oplossingen aandraagt dan zal deze groep medewerkers nooit het gewenste gedrag gaan vertonen zoals in de vergaderzaal was bedacht.

Een voorbeeld uit onze ervaring tijdens het opleidingstraject: de casus betrof het toenemende tekort aan zorgmedewerkers, wat noodzaakte om anders te gaan werken. Voor zorgmedewerkers betekende dit dat zij minder zelf zouden doen en meer zouden overlaten aan anderen. Hoewel dat simpel klinkt, is het in de praktijk een grote uitdaging. Uit interviews met zorgmedewerkers bleek hun sterke verantwoordelijkheidsgevoel ten opzichte van de bewoners/cliënten. Ze doen er alles aan om hen een fijne dag te bezorgen. Dit verantwoordelijkheidsgevoel kan echter een belemmering vormen bij het overdragen van taken aan anderen.

Om dit inzichtelijk te maken, lieten we zorgmedewerkers met behulp van een kaartspel keuzes maken: welke taken zouden ze zelf doen en welke aan anderen overlaten? Pas toen drong het besef echt door dat het op de huidige manier niet langer haalbaar zou zijn. Ze begonnen het probleem echt te begrijpen, ze werden er een beetje verliefd op. Ze gaven letterlijk aan dat ze al veel hadden gehoord van het management, maar er eerder weinig aandacht aan hadden besteed. Pas toen ze deze fase bereikten, kon de organisatie daadwerkelijk nadenken over oplossingen. Op dat moment benut je de kracht van de mensen op de werkvloer, in plaats van dat de oplossingen van bovenaf worden opgelegd.

Kortom: raak samen verliefd op het probleem, stel je als management kwetsbaar op en benut de kracht en energie die vrijkomt binnen de organisatie wanneer iedereen betrokken raakt bij het probleem.