Skip to content
Terug naar kennisbank

Procesbeschrijving: Het nut en de noodzaak

Auteur: Ruben Mosink

Tijdens de interim-controle worden op verschillende onderdelen (bijvoorbeeld: planning & control of inkopen & betalingen) procesbeschrijvingen opgevraagd. Maar wat is nu precies een procesbeschrijving en misschien nog belangrijker wat is het nut en de noodzaak van het opstellen deugende procesbeschrijvingen? In dit artikel gaan we hier dieper op in.

Wat is een procesbeschrijving

Bij een procesbeschrijving worden belangrijke bedrijfsprocessen vastgelegd. Hierin komt terug wat het gewenste verloop van het proces is en waar desbetreffende verantwoordelijkheden liggen. Een proces kan worden getypeerd als een ‘structurering van activiteiten, met een begin en einde, gericht op de totstandkoming van een product of dienst voor een klant of tegenpartij’. De processen kunnen op hun beurt worden onderverdeeld in:

  • Primaire processen (activiteiten die samenhangen om de dienst of het product te kunnen realiseren)
  • Ondersteunende processen (activiteiten die het functioneren van primaire processen faciliteren)
  • Besturende processen (activiteiten die het beleid opvolgen, zoals plannen en controleren)

De manier van beschrijven kan daarbij gebeuren op vier niveaus:

  • Hoofdproces
  • Deelproces
  • Activiteit (processtap welke aangeeft wat de precieze clustering van handelingen is om tot hetgeen te komen wat moet gebeuren)
  • Taak (werkinstructie betreffende hoe activiteiten moeten worden uitgevoerd)

Om een procesbeschrijving meer leven in te blazen, wordt deze vaak aangevuld met een procesdiagram welke het proces schematisch weergeeft.

Belang van een goede procesbeschrijving

Processen veranderen in de huidige maatschappij steeds sneller en worden complexer. Processen vastleggen is nuttig en noodzakelijk doordat het focus en voorspelbaarheid verzorgt. Het helder stellen van een proces, inclusief duidelijke afspraken over de werkwijze, komt de kwaliteit van het product of dienst ten goede. De processen worden beter te beheersen, tevens kan eerder ineffectiviteit worden geïdentificeerd en verbeteringen worden aangebracht. Om samen te vatten zijn een aantal goede redenen voor een procesbeschrijving:

  • Duidelijkheid voor medewerkers
  • Kwaliteit waarborgen
  • Controle en bijsturen faciliteren
  • Verbetering communicatie tussen medewerkers
  • Voldoen aan wetgeving en (externe) normen of richtlijnen
  • Overdracht en basis voor inwerken van nieuwe medewerkers

Tips

Het moeilijkste bij het maken van een procesbeschrijving is om het proces goed te duiden in behapbare stappen. Om hiermee om te gaan is het belangrijk na te gaan in de organisatie of wat wordt beschreven ook herkenbaar is voor de mensen die onderdeel zijn van het proces. Daarnaast moet in een procesbeschrijving vooral worden gekeken naar wat er moet gebeuren en niet hoe. Bijvoorbeeld: Wel ‘vastleggen persoonsgegevens’, maar niet ‘Invullen naam, adres en geboortedatum’. Het is dus van belang om niet te verzanden in details. Vergeet niet om een proceseigenaar aan te wijzen die het proces beheerst en evalueert. Een aantal zaken die een goede procesbeschrijving dient te bevatten zijn:

  • Overzicht en inzicht verschaffen
  • Volledigheid zonder in details te verzanden
  • Actualiteit
  • Aan te passen en te onderhouden door aangewezen eigenaar van het proces
  • Efficiëntie en effectiviteit
  • Overdraagbaarheid
  • Niet te (onnodig) complex

Conclusie

Het nut en de noodzaak van goede procesbeschrijvingen binnen een organisatie zijn eenvoudig te verdedigen. Het opstellen van een goede procesbeschrijving kan echter tijdrovend en moeilijk zijn. AAG staat daarentegen klaar om te helpen. Dus mochten er vragen zijn, neem vooral contact op met Ruben Mosink, via r.mosink@aag.nl.

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw vakgebied? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Aanmelden

Contact en vragen

We vertellen veel. Niet gek, want we hebben ook veel te bieden. Heb je een specifieke vraag? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!

Contact

Ontdek meer over AAG

Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!

Onze expertises

Betere zorg begint met een goede basis. Benieuwd hoe we zorgorganisaties daarbij helpen?

Ja, zeker!

Klantcases

Hoe we andere zorgorganisaties hebben geholpen om de zorg beter te maken?

Laat je inspireren!

Wij van AAG

We helpen zorgorganisaties om hun bedrijfskundige processen te verbeteren.

Vertel me meer
Search