Overwegingen bij ECD-selectietraject
Tientallen zorgorganisaties stappen jaarlijks over naar een ander ECD. Wanneer je ‘’ECD-selectie’’ intypt in de zoekmachine van Google worden er dan ook tal van resultaten getoond met redenen om over te stappen, stappenplannen en tips. Maar welke overwegingen zijn er eigenlijk te maken tijdens een ECD-selectietraject? En wat vind je daarin belangrijk?
Wij zien dat de overstap naar een nieuw ECD vaak een significante verbetering met zich meebrengt voor de ondersteuning van het zorgproces en de bedrijfsvoering. Een overstap leidt echter soms ook tot een (gedeeltelijke) teleurstelling, waarin een herimplementatie van hetzelfde ECD of een heroriëntatie naar een ander ECD geen uitzonderingen zijn. De oorzaak hiervan kan zijn dat er van te voren en dus tijdens de selectiefase, onvoldoende nagedacht is over wat de zorgorganisatie eigenlijk nodig heeft.
In dit artikel gaan we niet in op de redenen om over te stappen en hoe een ECD-selectietraject aangepakt kan worden. Daar zijn al genoeg artikelen aan gewijd. We gaan in op een vraag die daarvoor ligt: ‘’welke overwegingen zijn voor jouw zorgorganisatie belangrijk in de oriëntatie naar een ander ECD?’’. Hierin beschrijven we geen uitputtende lijst, omdat er simpelweg te veel overwegingen zijn om in twee A4’tjes op te nemen. We houden het hoog-over en lichten vijf voorbeelden toe, waarmee jij en jouw zorgorganisatie zelf aan de slag kunnen met een verdere verkenning.
Grotere ECD-leveranciers worden vaak gekenmerkt door een relatief grotere ontwikkelcapaciteit, wat de slagkracht beïnvloedt in het doorvoeren van softwareaanpassingen. Kleinere ECD leveranciers zijn over het algemeen flexibeler en bieden meer ruimte aan individuele zorgorganisaties om mee te beslissen over de prioritering in de ontwikkelagenda.
ECD leveranciers onderscheiden zich tevens qua aansluiting op de sector(en). Zo is de ene ECD-leverancier meer toegespitst op de VV=sector, de ander meer op de jeugdzorg en een ander op een combinatie van sectoren. Daarnaast is de ene ECD-leverancier traditioneler, waarbij stabiliteit van de applicatie altijd bovenaan staat. Een andere ECD leverancier-hanteert een meer innovatieve visie en is constant bezig met het uitbreiden en verbeteren van de functionaliteiten. Tot slot biedt de ene ECD-leverancier meer mogelijkheden tot maatwerkoplossingen, terwijl een ander uitsluitend kiest voor confectie.
Ten eerste biedt het ene ECD meer functionaliteiten aan dan de ander. Als voorbeeld beschikt het ene ECD wel over de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende type zorgplannen, zoals een ondersteuningsplan, een behandelplan en een begeleidingsplan, terwijl een ander alleen de mogelijkheid biedt voor één type zorgplan. Ten tweede zijn er binnen dezelfde functionaliteiten ook significante verschillen waarneembaar op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, inrichtingsmogelijkheden, userinterface, integratie en samenhang van de informatiegegevens. In het ene ECD kan een gebruiker bijvoorbeeld kiezen of de geschreven rapportage wel of niet gedeeld wordt met het cliëntportaal, terwijl een ander ECD deze keuze niet biedt en alle rapportages standaard deelt. Wat betreft de zorgadministratie biedt het ene ECD mogelijkheden voor het voeren van zowel een centrale als een decentrale werkwijze, terwijl een ander ECD alleen mogelijkheden biedt voor een centrale werkwijze.
Gegevensuitwisseling is een actueel onderwerp in de gezondheidszorg. Sommige zorgorganisaties zetten hier massaal op in, terwijl anderen terughoudender zijn door bijvoorbeeld een strenger beleid ten aanzien van gegevensbescherming. Web-based ECD’s met een volledige API-integratie bieden over het algemeen uitgebreide mogelijkheden voor gegevensuitwisseling met andere applicaties en partijen. Client-server ECD’s bieden ook mogelijkheden voor gegevensuitwisseling, maar door de meer afgeschermde ICT-infrastructuur zijn de mogelijkheden beperkter of lastiger te realiseren.
ECD-leveranciers hanteren verschillende implementatiewijzen. Zo verzorgt de ene leverancier de implementatie zelf van A tot Z, terwijl een ander de verantwoordelijkheid legt bij de zorgorganisatie. Daarnaast werken sommige ECD-leveranciers met implementatiepartners. De verschillende implementatiewijzen hebben invloed op de mate waarin een zorgorganisatie zelf resources moeten vrijmaken in geld, tijd en capaciteit. Daarnaast is de doorlooptijd van het ECD-implementatietraject langer of korter, afhankelijk van de implementatiewijze, het ECD en wie er hoofdverantwoordelijk is.
Tot slot een inkoppertje, maar zeker een belangrijke: het ene ECD heeft een hogere of lagere kostenefficiëntie dan de ander. Om dit te berekenen wordt normaliter een businesscase opgesteld voor 5 tot 10 jaar, waarin niet alleen de jaarlijkse licentiekosten van het ECD worden meegenomen, maar ook andere bijkomende kosten, zoals de eenmalige implementatiekosten, afschrijfkosten en werk besparende kosten. Het ene ECD vraagt bijvoorbeeld om een grotere beheerorganisatie dan de ander. Ook deze kosten dienen meegenomen te worden in de business case.
Conclusie
Het doel van een ECD-selectietraject is om een ECD te kiezen dat het beste aansluit bij de wensen en eisen van de zorgorganisatie. Wij zijn van mening dat het bij een ECD-selectietraject niet gaat over de vraag welk ECD beter of slechter is, maar om de vraag: ‘’Welke overwegingen vinden wij als zorgorganisatie belangrijk en welk ECD voorziet ons daarin het beste?’’. Dit beeld kan zowel voor als tijdens een ECD-selectietraject vormgegeven worden en is essentieel voor het maken van een weloverwogen ECD-selectie.
Omdat iedere zorgorganisatie uniek is, maakt iedere zorgorganisatie haar eigen overwegingen en hanteert daarbij verschillende zwaartepunten. Om die reden is er ook geen eenduidig antwoord te geven op de vraag: ‘’Welk ECD is het beste?’’. Verschillende ECD’s hebben verschillende eigenschappen en passen daarom beter bij de ene zorgorganisatie dan bij een ander.
Ondersteuning nodig?
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Wil jouw zorgorganisatie aan de slag met het in kaart brengen van de overwegingen bij een ECD-selectietraject? Of wil jouw zorgorganisatie zich al direct oriënteren op een ander ECD? Neem vrijblijvend contact met mij op. AAG kent de verschillende ECD’s en ECD-leveranciers vanuit de praktijk. Wij ondersteunen zorgorganisaties als onafhankelijk partner bij het komen tot een weloverwogen ECD-selectie.
Deel dit bericht:
Ontdek meer over AAG
Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!
