Natuurlijk kun je onderhandelen met gemeentes, maar wanneer doe je dat?

Welke aanbestedingen passen bij de visie en strategie van jouw zorgorganisatie?

Een adviseur zorgverkoop zou op basis van de visie en de strategie van de organisatie al goede afwegingen moeten kunnen maken om te kiezen voor welke gemeentes en producten er afspraken gemaakt moeten worden. De visie en strategie kan ook al meegenomen worden in de contractgesprekken met de gemeente. De gemeente blijft op de hoogte van de weg die jouw organisatie in wil slaan en het biedt ruimte om de gemeente uit te nodigen hierin mee te denken.

Wat is je zorgaanbod, wie is je doelgroep en in welke regio(’s) ben jij actief?

Is het voor iedereen duidelijk waar jouw zorgorganisatie in is gespecialiseerd, of waar zij bekend om staat? In sommige organisaties is de doelgroep duidelijk, maar het kan ook zijn dat door de jaren heen de doelgroep onbedoeld wat gemixt is geraakt. Probeer ook bij de doelgroep bepaling kritisch te zijn. Wat maakte dat de doelgroep gemixt is geraakt? Kan de doelgroep toegevoegd worden aan jouw organisatie, omdat de vraag groot is in jouw werkgebied, of moet je deze doelgroep juist weer gaan inperken?

Daarnaast is het belangrijk om het werkgebied te bepalen. Zijn er met alle gemeentes binnen het werkgebied contracten? Het kan ook zijn dat er juist contracten zijn met gemeentes waar nu weinig tot geen zorg wordt geleverd. Dat kan strategisch slim zijn om te doen, maar het is bij een nieuwe aanbesteding goed om die vraag nog eens te stellen binnen de organisatie. Met welke reden is dit contract destijds aangegaan? Als de beoogde doelen niet behaald zijn, loont het dan om toch nog een contractperiode hier meer aandacht aan te besteden of is alles wat eruit te halen was eruit gehaald en is het contract afstoten beter?

Ben je voldoende in contact met de zorgaanbieders in jouw regio?

Vaak hebben zorgorganisaties die in hetzelfde gebied werken al regelmatig op verschillende niveaus contact met elkaar. De adviseur zorgverkoop zal ook regelmatig informeren welke contacten er zijn met andere zorgorganisaties.

Om de zorgvragen binnen een gebied goed op te kunnen pakken is het belangrijk dat de zorgorganisaties van elkaar weten waar ze goed in zijn. Zo kun je bij een aankomende aanbesteding ook goed de afweging maken of aanbesteden op bepaalde producten verstandig is om te doen, met oog op eventueel andere partijen die hier al een groter aanbod op hebben. Het is misschien zelfs op sommige vlakken interessant om te onderzoeken of je op bepaalde gebieden kunt samen werken om elkaar te versterken of juist aan te vullen. We zien steeds meer aanbestedingen waarbij een samenwerking vanuit de zorgorganisaties vereist is. Wees hierbij ook kritisch wanneer er een hoofd- en onderaannemer constructie wordt gekozen, welke rol wil jouw zorgorganisatie hier pakken afhankelijk van het werkgebied en expertise van jouw zorgorganisatie en de andere zorgorganisaties in jouw regio. Wanneer voor jouw zorgorganisatie duidelijk is welke zorgaanbieders het beste aansluiten bij jouw visie en strategie en de banden hiermee nauw zijn, kun je goed beslagen ten ijs een dergelijke aanbesteding in stappen.

Hoe stap jij een contractgesprek met de gemeentes in?

De échte invloed om aanbestedingen kun je uitvoeren tijdens de contractgesprekken met de gemeente tijdens een lopend contract. De adviseur zorgverkoop kan afhankelijk van strategische overwegingen of agendaonderwerpen, zorgmanagers, zorgdirecteuren en/of een bestuurder meenemen naar de contractgesprekken.
Dit is het moment om het geïmplementeerde contract te bespreken met de gemeente. Merk je dat afspraken uit het contract in de praktijk minder goed of niet goed werken, is een contractgesprek het aangewezen moment om hier andere afspraken over te maken.
Een gemeente zal vaak kostenbesparingen als onderwerp meenemen in de gesprekken, vaak zijn er voldoende ontwikkelingen binnen jouw zorgorganisatie die uiteindelijk ook tot dergelijke kostenbesparingen kunnen leiden. Denk aan technologische ontwikkelingen, het slimmer inrichten van het aanmeldingsproces of het optimaliseren van de klantreis. Zorg dat je de gemeente meeneemt in de ontwikkelingen en dat je deze ook kunt afzetten tegen de visie en strategie van de organisatie. Zet het gesprek kracht bij door de gemeente juiste en volledige stuurinformatie te laten zien. De gemeente vraagt meestal zelf al de nodige Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) uit, maar zorg dat jij in het gesprek ook jouw plannen kunt onderbouwen met de stuurinformatie die voor jouw organisatie belangrijk is.

Is de rest van de organisatie op de hoogte van de lopende aanbestedingen?

Een laatste tip om mee te nemen in deze voorbereiding is misschien nog wel de belangrijkste. Zorg dat de interne communicatie goed staat. Oók tijdens de looptijd van het contract. Zoals hierboven staat beschreven kan er op verschillende niveaus contact zijn met verschillende andere zorgorganisaties. Zorg dat je allemaal voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure op één lijn zit qua samenwerkingen. Neem alle belanghebbende teams binnen de organisatie mee. Zorg dat van elk betrokken team een afgevaardigde tijd vrij kan maken om in een periode van aanbesteding bij te dragen aan het lezen van stukken, het formuleren van vragen en vooral om de implementatie van het contract te begeleiden in de teams. Zorgverkoop kan zo de regie houden op het geheel, maar heeft alle expertise om zich heen om de zorgcontractering succesvol te laten verlopen.

Lees onze whitepaper Zorgverkoop voor nog meer handige tips voor de invulling van de functie zorgverkoop.