Kijken naar de toekomst: Scenario’s maken als krachtig hulpmiddel bij strategische personeelsplanning

In een sector die continu in beweging is – denk aan arbeidsmarktkrapte, stijgende zorgvraag, vergrijzing en veranderende wetgeving – is het voor het management, met ondersteuning van HR,  belangrijker dan ooit om vooruit te kijken. Strategische personeelsplanning (SPP) helpt organisaties om tijdig de juiste mensen met de juiste competenties, kosten en flexibiliteit, op de juiste momenten op de juiste plaats in de organisatie te hebben. Een onmisbaar onderdeel van SPP is het werken met scenario’s.

Wat zijn scenario’s binnen SPP?

Scenario’s zijn doordachte toekomstbeelden die uitgaan van verschillende aannames over ontwikkelingen die de personeelsbehoefte beïnvloeden. Denk aan scenario’s waarin het verzuim daalt door preventie, de vraag naar zorg toeneemt, of de instroom van nieuwe medewerkers stagneert. Door meerdere scenario’s naast elkaar te zetten, ontstaat inzicht in mogelijke risico’s en kansen op personeelsgebied.

Waarom scenario’s?

Veelal zijn we sterk gericht op de korte termijn, de waan van de dag: roosters moeten rond, vacatures gevuld, caseloads verdeeld. Scenario’s dwingen het management om uit te zoomen en na te denken over de impact van trends en beleidskeuzes op de personele formatie, 1 tot 5 jaar vooruit.

Scenario’s:

• Creëren bewustzijn over externe ontwikkelingen (zoals demografie of regionale arbeidsmarktcijfers);
• Onderbouwen keuzes in beleid, zoals het opzetten van een interne opleidingsroute of investeren in behoud;
• Vergroten wendbaarheid, doordat vooraf is nagedacht over mogelijke situaties.

Hoe begin je met scenario’s?

Een scenario bouwen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Start klein en betrek collega’s van andere afdelingen. Hieronder een beknopt stappenplan:

1. Verzamel data

Denk aan historische gegevens over in-, door- en uitstroom, verzuim, openstaande vacatures en deeltijdfactoren. Gebruik daarnaast externe bronnen, zoals arbeidsmarktprognoses van RegioPlus of het CBS.

2. Bepaal uitgangspunten

Formuleer een basisscenario waarin de formatie gelijk blijft en alle bekende plannen zijn meegenomen. Werk daarnaast uit wat er gebeurt bij alternatieve aannames, zoals:

• Hogere uitstroom door pensionering;
• Minder instroom door krapte;
• Verandering in zorgvraag of bekostiging.

3. Werk scenario’s uit in getallen én verhaal

Maak het concreet: hoeveel FTE tekort verwacht je in 2027 als het verzuim op 10% blijft? Wat betekent dat voor teams, werkdruk en kwaliteit? Combineer kwantitatieve inzichten met kwalitatieve duiding.

4. Vertaal scenario’s naar acties

Sluit af met wat deze scenario’s betekenen voor beleid. Moet je nu al starten met zij-instroom? Is het zinvol om teamleiders bij te scholen in verzuimbegeleiding? Zijn er financiële gevolgen?

 

Tot slot

Scenario’s maken is geen exacte wetenschap, maar wel een waardevolle manier om grip te krijgen op een onzekere toekomst. Door verschillende scenario’s uit te werken, kan HR beter adviseren, beleid onderbouwen en tijdig bijsturen. Zo wordt strategische personeelsplanning meer dan een papieren exercitie, het wordt een kompas voor duurzame inzetbaarheid en zorgcontinuïteit.

Wil je meer informatie of heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met Rick Gerritsen.