Interim management en groei, mijn reis bij Livio

Verbinding

Mijn eerste focus lag op en bij het team. In deze eerste periode heb ik het team, en zij mij, leren kennen en gekeken naar de ontwikkelbehoefte op persoonlijk niveau in combinatie met de benodigde ontwikkelingen als afdeling en organisatie. Tegelijk was er een capaciteitsuitdaging in verband met het vertrek van een van de collega’s, dit werd een extra activiteit, de sollicitatierondes.

Omdat ik verbinding heel belangrijk vind heb ik het volledige team meegenomen in zowel de vacaturestelling als de daaropvolgende sollicitatieprocedure. Ondanks dat dit een extra inzet vroeg heeft het heel erg positief bijgedragen aan het draagvlak voor de komende ontwikkeling en groei, we begonnen elkaar te vinden en te begrijpen.

Een belangrijk deel van mijn opdracht was de groei van de inkoop- en rolvolwassenheid van de afdeling en de medewerkers en daarop aansluitend de rolduidelijkheid en zichtbaarheid in de organisatie. Zoals zo vaak was inkoop geen structurele waarde bij de uitvoering van de bedrijfsvoering en werden ze vooral ingezet als kortingsknijpers en ervaren als weinig constructief omdat ze kritische vragen stelden waardoor soms processen wat vertraging opliepen. Let wel, dat lag niet aan de kritische vragen maar aan het te laat aansluiten van de afdeling in het totale proces. Om hier verandering in te brengen was eerst en vooral een gedragsverandering nodig, zowel van de organisatie als de afdeling. De organisatie moest zich meer bewust worden van de nut en noodzaak van de afdeling inkoop en de afdeling moest zich meer profileren en vooral laten zien in de organisatie.

Inkoopbeleid en implementatie

Om dit voor elkaar te krijgen heb ik de nadruk gelegd op twee elementen, het inkoopbeleid (immers, zonder duidelijke kaders is sturen hierop niet mogelijk) en groei van het team in rolvolwassenheid, wat is mijn rol en hoe vul ik deze in op welk niveau.

In juni 2024 werd het inkoopbeleid vastgesteld en zijn we gestart met de implementatie hiervan. Door deze implementatie, en dan met name de uitleg van de nieuwe kaders en werkwijze, fysiek op de verschillende locaties en afdelingen uit te leggen en toe te lichten werd de verbinding met de organisatie sterker en daarmee het vertrouwen van het team.

Door teamcoaching (door mijn collega Jeanine de Vries) en individuele begeleiding van de medewerkers van de afdeling werd het gevoel van waarde groter en groeide de afdeling in uitstraling, kracht en rolvolwassenheid. De afdeling begon de gewenste vorm te krijgen én de organisatie begon ons te herkennen en te vinden.

Coaching en groei

Na de zomer ontstond er wederom een capaciteitsuitdaging met het vertrek van een andere collega. Het team heeft dit heel goed opgepakt en begon zelf mee te denken over de nieuwe collega, welk type zoeken wij, past het bestaande profiel nog wel in de ontwikkelende omgeving, waar hebben wij behoefte aan. Een overduidelijk bewijs van de ontwikkeling van het team in het eerste halfjaar; van passieve dienstverlening naar actieve interactie. Een resultaat waar ik nog steeds heel trots op ben!

Vanaf oktober heb ik ingezet op de groei naar volledige zelfstandigheid van de afdeling, mijn opdracht ging richting afronding en dus zouden ze het vanaf 1 januari volledig zelf moeten doen. Toen ik in december 2024 afscheid nam van wat toch een beetje “mijn team” was geworden bleek dat ik ook een beetje “hun manager” was geworden, een betere waardering van mij en mijn inspanningen kon ik me niet bedenken.

In 13 maanden tijd zijn wij samen gegroeid (zowel als team als op persoonlijk vlak, met en van elkaar), zijn we van moeten samenwerken (organisatie en team) naar willen samenwerken gegaan en staat er een inkoopteam waar zowel de organisatie als het team trots op kan zijn! Wat was het een mooie en inspirerende reis!

Geïnspireerd?

Willen jij en je (inkoop-)organisatie op net zo’n inspirerende manier groeien en ontwikkelen, aarzel dan niet maar neem contact met mij op, ik neem je graag mee in de mogelijkheden van onze gezamenlijke reis!