In 10 stappen naar data gedragen werken met BI

Stap 1: Duidelijkheid over het doel van BI

Voordat je begint met BI, is het cruciaal om helder te hebben waarom je BI wilt inzetten. Een duidelijke doelstelling helpt bij de ontwikkeling en implementatie van BI. Een veel voorkomende doelstelling die wij tegenkomen: “BI zal onze managers helpen om sneller inzicht te krijgen in hun cijfers, zodat ze beter kunnen sturen.”

Hoewel het een goede intentie heeft, is deze doelstelling risicovol omdat het ervan uitgaat dat managers betere beslissingen nemen met meer en actuelere cijfers. Hierbij wordt echter aan belangrijke vragen voorbijgegaan:

• Kijken managers wel naar hun cijfers als er geen aanleiding is?
• Zijn de cijfers duidelijk genoeg om actie te stimuleren?
• Weten managers welke acties ze moeten ondernemen bij slechte cijfers?

Een concreter en effectiever doel kan zijn: “De BI-oplossing helpt onze managers door altijd actuele locatie bezetting en wachtlijsten van cliënten te tonen. Zo kunnen ze snel actie ondernemen bij leegstand.”

Dit concrete doel biedt:

• een duidelijk probleem (leegstand);
• een specifiek stuurdoel (kamer moet gevuld);
• directe actiepunten (cliënten op de wachtlijst zijn altijd inzichtelijk).

Stap 2: Bestuur en BI, de sleutel tot data gedragen succes

De tweede stap om écht data gedragen te kunnen werken met BI? Duidelijke verwachtingen vanuit het bestuur. Want BI kan snel kostbaar worden, niet alleen qua technische implementatie en onderhoud maar ook in de tijdsinvestering om je organisatie ermee te leren werken.

Maar laten we eerlijk zijn: de baten zijn het méér dan waard. Stel je eens voor wat een stijging van slechts 1% in bedbezetting kan opleveren! Een BI-traject betekent vaak eerst investeren voordat de resultaten zichtbaar worden, maar die resultaten kunnen gigantisch zijn.

Daarom is het cruciaal dat het bestuur realistische verwachtingen heeft en volledig achter het traject staat. Gebruik de concrete doelen uit stap 1 om een heldere kosten-batenanalyse te maken. Zonder deze voorbereiding loop je het risico om vroegtijdig af te haken – net voordat de échte waarde zich begint te ontvouwen.

Stap 3: Welke data heb je écht nodig?

In onze reeks over data gedragen werken met Business Intelligence duiken we in stap 3: Weten welke data nodig is. Wil je bijvoorbeeld sturen op bedbezetting? Dan heb je minimaal twee datapunten nodig:

• Aantal beschikbare bedden
• Aantal aanwezige cliënten

Alleen als beide gegevens beschikbaar zijn, kun je er écht iets zinnigs over zeggen. Belangrijk daarbij: waar leg je deze data vast? Klinkt logisch, toch? Maar.. waar staat die data eigenlijk?

• Het “hoofd” van de manager
• Een Excel-bestand op een gedeelde schijf
• Het ECD

De ene bron is makkelijker én minder foutgevoelig te koppelen aan je BI-systeem dan de andere. Daarom is het cruciaal om bij elke KPI stil te staan bij deze vragen:

• Welke data is nodig?
• Waar leggen we dat vast?
• Hoe foutgevoelig is de vastlegging?

Hoe beter je de dataketen op orde hebt, hoe beter je inzichten – en hoe groter de impact van je stuurinformatie.