In 10 stappen naar datagedragen werken met BI

Stap 1: Duidelijkheid over het doel van BI

Voordat je begint met BI, is het cruciaal om helder te hebben waarom je BI wilt inzetten. Een duidelijke doelstelling helpt bij de ontwikkeling en implementatie van BI. Een veel voorkomende doelstelling die wij tegenkomen: “BI zal onze managers helpen om sneller inzicht te krijgen in hun cijfers, zodat ze beter kunnen sturen.”

Hoewel het een goede intentie heeft, is deze doelstelling risicovol omdat het ervan uitgaat dat managers betere beslissingen nemen met meer en actuelere cijfers. Hierbij wordt echter aan belangrijke vragen voorbijgegaan:

• Kijken managers wel naar hun cijfers als er geen aanleiding is?
• Zijn de cijfers duidelijk genoeg om actie te stimuleren?
• Weten managers welke acties ze moeten ondernemen bij slechte cijfers?

Een concreter en effectiever doel kan zijn: “De BI-oplossing helpt onze managers door altijd actuele locatie bezetting en wachtlijsten van cliënten te tonen. Zo kunnen ze snel actie ondernemen bij leegstand.”

Dit concrete doel biedt:

• een duidelijk probleem (leegstand);
• een specifiek stuurdoel (kamer moet gevuld);
• directe actiepunten (cliënten op de wachtlijst zijn altijd inzichtelijk).

Stap 2: Bestuur en BI, de sleutel tot datagedragen succes

De tweede stap om écht datagedragen te kunnen werken met BI? Duidelijke verwachtingen vanuit het bestuur. Want BI kan snel kostbaar worden, niet alleen qua technische implementatie en onderhoud maar ook in de tijdsinvestering om je organisatie ermee te leren werken.

Maar laten we eerlijk zijn: de baten zijn het méér dan waard. Stel je eens voor wat een stijging van slechts 1% in bedbezetting kan opleveren! Een BI-traject betekent vaak eerst investeren voordat de resultaten zichtbaar worden, maar die resultaten kunnen gigantisch zijn.

Daarom is het cruciaal dat het bestuur realistische verwachtingen heeft en volledig achter het traject staat. Gebruik de concrete doelen uit stap 1 om een heldere kosten-batenanalyse te maken. Zonder deze voorbereiding loop je het risico om vroegtijdig af te haken – net voordat de échte waarde zich begint te ontvouwen.

Stap 3: Welke data heb je écht nodig?

In onze reeks over datagedragen werken met Business Intelligence duiken we in stap 3: Weten welke data nodig is. Wil je bijvoorbeeld sturen op bedbezetting? Dan heb je minimaal twee datapunten nodig:

• Aantal beschikbare bedden
• Aantal aanwezige cliënten

Alleen als beide gegevens beschikbaar zijn, kun je er écht iets zinnigs over zeggen. Belangrijk daarbij: waar leg je deze data vast? Klinkt logisch, toch? Maar.. waar staat die data eigenlijk?

• Het “hoofd” van de manager
• Een Excel-bestand op een gedeelde schijf
• Het ECD

De ene bron is makkelijker én minder foutgevoelig te koppelen aan je BI-systeem dan de andere. Daarom is het cruciaal om bij elke KPI stil te staan bij deze vragen:

• Welke data is nodig?
• Waar leggen we dat vast?
• Hoe foutgevoelig is de vastlegging?

Hoe beter je de dataketen op orde hebt, hoe beter je inzichten – en hoe groter de impact van je stuurinformatie.

Stap 4: Welke rollen heb je nodig voor succesvolle BI?

Als je weet welke data je wil gaan presenteren is het vooral goed om na te denken welke personen je nodig gaat hebben om dit goed te kunnen doen. In essentie zijn er vijf rollen die er voor succesvol BI vervuld moeten worden: 

• Data-integrator: Haalt data op uit bronsystemen en maakt deze beschikbaar
• Modelbouwer: Richt het datamodel logisch en bruikbaar in
• Visualisatie-expert: Maakt inzichtelijke dashboards en rapportages
• Businessvertaler: Beheert de domeinkennis en vertaalt businessvragen naar informatiebehoefte
• BI-ambassadeur: Ondersteunt en motiveert gebruikers om BI effectief in te zetten

Wat we vooral willen meegeven: álle rollen zijn belangrijk voor het laten slagen van BI. Er zijn geen personen die alle vijf de rollen beheersen, een goede BI oplossing vereist altijd een samenwerking van meerdere personen die deze rollen bezitten.

Denk als organisatie goed na: heb je deze rollen al in huis, wil je ze werven, of juist (deels) uitbesteden?

Vergeet vooral de BI-ambassadeur niet! Deze rol wordt vaak over het hoofd gezien omdat hij technisch niet noodzakelijk lijkt. Maar de impact van een goede BI-ambassadeur is groot.

Stap 5: Geef ruimte aan ambassadeurs

“De data klopt niet.” Deze reactie krijg je gegarandeerd bij de uitrol van BI. Vaak komt dat door:

• verwachtingen die niet aansluiten bij het systeem;
• negatieve cijfers;
• verkeerd begrepen definities;
• fouten in data-ontsluiting.

Reageer je hier niet snel op, dan haken eindgebruikers af: “Als de data niet klopt, hoef ik er niet naar te kijken.” Vooral bij de eerste drie redenen is snelle correctie cruciaal.

Wat heb je nodig? Minimaal één ambassadeur. Iemand die gebruikers direct helpt en laat zien dat de cijfers wél kloppen. Alleen door dit consequent te doen, bouw je vertrouwen op.

Vertrouwen in data is essentieel om datagedragen te werken. Daarnaast is het belangrijk dat je duidelijk bent wanneer mensen in BI moeten kijken. Daar gaan we in onze volgende post op in.

Stap 6: Standvastigheid

In de beginfase is de verleiding groot om terug te vallen op oude gewoontes, zoals:

• De controller draait een export om details toe te voegen.
• Maandgesprekken worden gebaseerd op analyses van de controller.

Maar doe dit niet!

Als BI niet dé plek blijft voor stuurinformatie, gaat de organisatie het niet gebruiken zoals bedoeld. De controller wordt weer gemaild en de verantwoordelijkheid verschuift terug, terwijl BI juist die verantwoordelijkheid bij de manager legt.

Strak blijven in je BI-aanpak is lastig, maar loont! Nieuwe managers zullen BI vanzelf adopteren als de norm.

Stap 7: Denk in doelgroepen

In deze 10-delige serie nemen we je mee in datagedragen werken met BI. Stap 7 zoomt in op wat het voordeel is van doelgroepen vormen:

Niet elke gebruiker heeft dezelfde informatiebehoefte. Door groepen te vormen, breng je die behoefte beter in kaart. Voor de eenvoud kun je denken aan drie hoofdgroepen:

Bestuurlijke managementlaag

• Inzicht in financieel resultaat.
• De meest belangrijke actuele KPI’s.

Operationele managementlaag

Deze groep is vaak het grootst en belangrijkst. Zij hebben de informatie het meest nodig voor dagelijkse beslissingen.

• Cruciale KPI’s voor financieel resultaat.
• KPI’s over kwaliteit van zorg.
• KPI’s over werkgeverschap.

Staf

• Gedetailleerde datasets om vragen uit hun eigen expertise gebied te beantwoorden.

De exacte invulling verschilt per organisatie. Maar het werken met doelgroepen helpt om de BI-omgeving beter te laten aansluiten op de informatiebehoefte.

En: het maakt de volgende stap – gebruiksvriendelijkheid – een stuk makkelijker!

Stap 8: Gebruiksvriendelijke BI; minder klikken, meer impact

Een goed BI-dashboard is niet alleen informatief, maar ook intuïtief. Je wilt dat gebruikers in één oogopslag zien wat echt belangrijk is – zonder eindeloos te moeten klikken of zoeken naar definities. 

📌 Toon alleen wat telt.
📌 Leg helder uit wat je laat zien.
📌 Hou het overzicht strak en consistent. 

De valkuil? Toch nog “even iets toevoegen”. Klinkt logisch, want vaak voegt het iets toe – maar het haalt óók de kracht weg van wat er al staat. 

Less is more blijft het uitgangspunt. Zeker voor de gebruiker die net begint. Die wil je meenemen, niet afschrikken. 

Stap 9: BI moet leiden tot actie

We zijn aangekomen bij de een-na-laatste stap van datagedragen werken: hoe zorg je dat BI daadwerkelijk leidt tot actie? 

Een informatief en gebruiksvriendelijk dashboard is belangrijk – maar het moet gebruikt worden. Betrek BI actief in maandgesprekken. Als mensen toegang hebben tot informatie, moeten ze ook in staat zijn het gesprek erover te voeren. 

Wanneer een manager weet dat cijfers besproken worden, zal hij of zij eerder in de cijfers duiken. Goede BI helpt om beslissingen te onderbouwen met data – niet alleen voor de controller, maar ook voor de manager zelf. Die moet in staat zijn om basale vragen over zijn of haar cijfers zelfstandig te beantwoorden. Dat gaat niet van vandaag op morgen, daar moet je de manager ook actief in ondersteunen. BI biedt de informatie, niet direct de kennis. 

Daarom is het belangrijk dat zowel de BI-ambassadeur als de controller actief het gesprek opzoeken. Niet alleen informatie zenden, maar ook verbinden en informeren. 

Stap 10: Blijf je BI omgeving itereren

Wetgeving, technieken, organisatiedoelen en registratiesystemen ontwikkelen zich continu – en dat betekent, ook een ander dashboard.

Daarom is het verstandig om de BI-omgeving regelmatig te herzien. Niet omdat er iets mis is, maar omdat context verandert. Door periodiek te evalueren of je nog de juiste dingen meet en laat zien, blijft BI relevant en bruikbaar voor besluitvorming.

Kortom: blijf in gesprek over wat je meet, waarom je het meet en hoe het bijdraagt aan wat je als organisatie wil bereiken.

 

Tot zover datagedragen werken in 10 stappen. We hopen hiermee een duidelijk beeld te hebben geschetst van best practices op het gebied van BI en van de valkuilen die je daarbij kunt tegenkomen. De toepassing ervan zal per zorgorganisatie verschillen, maar veel onderdelen zullen altijd terugkomen als bouwstenen van een succesvolle BI-omgeving.