Ik wil sturen op een Rolling forecast, moet ik dan ook nog gaan begroten?

Stoppen met begroten

Om maar met de deur in huis te vallen: nee, je hoeft niet te blijven begroten. Sterker nog: dat zou je zeker op de langere termijn niet moeten willen. Maar op de korte termijn zou je er wel voor kunnen kiezen forecasting te starten naast de reguliere begroting.

Je kiest voor de Rolling forecast omdat je kortcyclischer wil sturen en meer vooruit wilt kijken. Sturen op een begroting en terugkijken naar afwijkingen ten opzichte van de begroting is een andere en strijdige manier van sturen. Dus in principe wil je deze twee verschillende manieren van sturen niet naast elkaar in stand houden en maak je een keuze voor één van beide.

Nu is het goed voor te stellen dat je niet direct wilt stoppen met begroten voordat je weet dat de Rolling forecast goed werkt als sturing in de organisatie. In dat geval kun je de twee methodieken tijdelijk naast elkaar uitvoeren. In dat geval is ons advies wel om de begroting ook te gebruiken om de forecasting te toetsen en in beeld te brengen wat de belangrijkste onderliggende sturingsparameters (KPI’s) zijn. Je zou in dat geval de Rolling forecast ook kunnen gebruiken om met de begrotingscijfers een aantal scenarioanalyses te maken naast de begroting. Denk bijvoorbeeld aan een scenario om door te rekenen wat de financiële uitkomsten worden met een lagere productie, een hoger verzuim of een grotere PNIL inzet. Op die manier kun je oefenen met het verwerken van input in de rolling forecast.

Strategische en operationele sturing

Wanneer je dan wel de keuze maakt om te stoppen met begroten, is het wel belangrijk te realiseren dat een Rolling forecast niet automatisch alle functionaliteit van een begroting vervangt. In een regulier begrotingstraject geef je namelijk invulling aan de strategische en operationele sturing waarvoor je bij het werken met een Rolling forecast wel aanvullende acties moet ondernemen.

De begroting geeft invulling aan strategische sturing doordat in de begroting een financiële vertaling wordt gemaakt van de strategische plannen van de organisatie. Deze vertaling moet ook bij het werken met een Rolling forecast invulling worden gegeven. Hiervoor zul je de strategische cyclus moeten verbinden met de cyclus van de Rolling forecast. Dit is een belangrijk onderdeel van de implementatie puzzel.

De begroting geeft invulling aan operationele sturing doordat bij het begroten normen worden bepaald en afgesproken in de organisatie. Deze normen moeten ook worden bepaald en afgesproken bij het werken met een Rolling forecast. Tussentijds zul je de normen moeten evalueren en bijstellen indien nodig en de bijstelling met de resultaat verantwoordelijke managers vertalen in bijsturingsacties.

Uiteraard is dit niet het volledige verhaal voor het implementeren van een Rolling forecast en hebben we bewust één vraag uitgelicht. Kijk voor een vollediger beeld ook naar ons Rolling forecast model.