Skip to content
Terug naar kennisbank

Hoe krijgen we ons budget rond? Verstandig inkopen leidt tot kostenbesparing

Hoe krijgen we ons budget voor 2024 rond? Met die vraag worstelen veel zorgbestuurders. Veelal zijn de bekende uitgaven het uitgangspunt van hun berekeningen. De verwachting is dan dat de inkomsten wel in overeenstemming zullen zijn met die uitgaven. En helaas is dat niet altijd het geval. Patrick Vrijmoed, adviseur Inkoop bij AAG, weet hoe kosten en opbrengsten met elkaar in overeenstemming kunnen worden gebracht: door verstandig in te kopen.

“De basis is in feite heel eenvoudig”, zegt Patrick. “Je maakt een overzicht van je uitgaven en je gaat na waaraan het geld is uitgegeven. Dat is soms schrikken, want het aantal partijen waarmee zorgorganisaties zaken doen, kan heel groot zijn. Het is geen uitzondering dat zo’n 50 partijen worden ingehuurd voor training en opleiding. De vraag ligt dan voor de hand: hebben we al die trainingen wel nodig? Of is er sprake van een forse overlap? Wanneer is er sprake van ‘must have’ en wanneer van ‘nice to have’? En welk deel van die trainingen is nu echt effectief?”

Contractbeheer

De kracht van verstandig inkopen zit op de eerste plaats in een goed contractbeheer, weet Patrick. “In de loop der jaren worden allerlei contracten afgesloten, en op een gegeven moment heeft niemand het overzicht meer. De medewerkers doen geheel te goeder trouw hun werk, maar weten van elkaar niet wat ze hebben ondertekend. Nog afgezien van de personeelswisselingen. Het resultaat: heel wat doublures, en die kosten veel geld! Het is dus zaak om de fouten te ontdekken en eenduidigheid te creëren.

Inzicht in de uitgaven is dus cruciaal. En vooral ook: waaraan het geld wordt uitgegeven. Dat betekent dat inkoop een belangrijke plaats binnen de organisatie verdient. Samenwerking met de afdeling financiën kan tot enorme kostenbesparingen leiden. En dan gaat het niet over een paar duizend euro, maar soms over meer dan een miljoen.”

Factuurbeheer

Een ander punt zijn de facturen die de organisatie met – soms zeer grote – regelmaat ontvangt. Duizenden facturen per jaar zijn geen uitzondering; zeker als er sprake is van verschillende locaties.

Patrick: “Niet iedereen staat erbij stil dat de verwerking van facturen een kostbare zaak is. Er zijn immers veel afdelingen bij betrokken. Vaak gaat het om grote bedragen, maar lang niet altijd. Facturen van 12 of 15 euro kosten meer aan verwerkingskosten dan de waarde die ze vertegenwoordigen. In veel gevallen kan dat veel efficiënter. Als je goede afspraken maakt, en openstaat voor een nieuwe werkwijze, kun je jezelf veel geld besparen. En daar zit vaak het probleem, want verandering is een lastig onderwerp. Voor medewerkers maar ook voor bestuurders.”

Anno 2024

“Echter: die bestuurders voelen ook de toenemende druk op het bedrijfsresultaat. Dat wordt in 2024 echt een serieus verhaal. Zorgkantoren stellen de tarieven naar beneden bij; we hebben de nodige indexeringen gehad, dus de kosten stijgen en de inkomsten dalen. De noodzaak om te besparen op de  uitgaven wordt dus alleen maar groter. Bovendien benadrukt – inmiddels demissionair – minister van langdurige zorg Conny Helder in een interview voor ZorgVisie dat instellingen voor ouderenzorg zelf hun financiële problemen moeten oplossen en de tariefdruk vanuit een efficiëntere exploitatie moeten accommoderen!”

Patrick realiseert zich dat dit verhaal somber overkomt, maar hij heeft ook de nodige oplossingen: “Als je meer volume bij leveranciers creëert, kun je vaak betere prijzen bedingen. Je boekt ook forse tijdwinst als je de verwerking van de facturen efficiënter maakt. En aangezien tijd nu eenmaal geld is…”

De AAG-methode

Er is nog meer goed nieuws: de adviseurs van AAG kunnen de bestuurders ondersteunen met hun kennis en ervaring. “We maken eerst een scan van alle uitgaven en vervolgens een analyse van de bestemming van al dat geld”, zegt Patrick. “Uitgangspunt daarbij vormen de uitgaven van 12 maanden. Die rubriceren we in categorieën, gebaseerd op de hoogte van de uitgaven. Ook in dit geval zie je dat de 80/20-regel opgaat: 80 procent van de uitgaven wordt besteed bij ca. 20 procent van de leveranciers.

Daarnaast is het van belang dat het inkoopproces op orde is en ook dat onderzoeken wij. Is het proces van behoefte tot betaling voldoende geborgd en wat is de rol en de invloed (positionering) van de afdeling inkoop hierop? Hoe duidelijk zijn de procedures en hoe worden deze bewaakt? Alleen wanneer de bewaking aan de voorkant van het proces geborgd is zal je (extra) grip krijgen op de totale kosten. Het is de kunst om de optimale balans te vinden. En dat is nu precies waar wij goed in zijn!”

Discipline!

De nieuwe manier van inkopen vraagt om goede afspraken én om de nodige discipline, weet Patrick. “Vaak wordt gedacht dat een nieuwe systematiek tijdrovend is. En inderdaad: je moet er tijd en energie in steken, maar het resultaat is een eye opener. Als op een slimme, efficiënte manier wordt ingekocht, creëer je een toekomstbestendige organisatie. Daarvoor zetten we een stip op de horizon om aan te geven wat het doel van de hele operatie is. Dat is niet alleen heel prettig; het is ook absoluut noodzakelijk, gezien de steeds dwingender verantwoordingsplicht. Als je weet wat je uitgeeft – en waaraan – voldoe je niet alleen aan die plicht, maar beschik je ook over een gezonde organisatie.”

Op de hoogte blijven van het laatste nieuws uit jouw vakgebied? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Aanmelden

Contact en vragen

We vertellen veel. Niet gek, want we hebben ook veel te bieden. Heb je een specifieke vraag? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!

Contact

Ontdek meer over AAG

Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!

Onze expertises

Betere zorg begint met een goede basis. Benieuwd hoe we zorgorganisaties daarbij helpen?

Ja, zeker!

Klantcases

Hoe we andere zorgorganisaties hebben geholpen om de zorg beter te maken?

Laat je inspireren!

Wij van AAG

We helpen zorgorganisaties om hun bedrijfskundige processen te verbeteren.

Vertel me meer
Search