Hoe beheer je jouw vastgoed en facilitaire data?

Hoe kan ik zorgen dat ik mijn vastgoed en facilitaire data op orde houd?

Deze vraag wordt in gesprekken met klanten vaak aan adviseurs gesteld en is ook begrijpelijk, want hoe hou je de uit gesorteerde data “opgeruimd” en up-to-date? Je kunt gesorteerde data het beste vergelijken met een bak gesorteerde LEGO. Als je klaar bent met sorteren ben je blij dat je het gedaan hebt, maar als je er eenmaal weer mee gaat bouwen zit alles in no time weer door elkaar en zoek je als nog als een speld in de hooiberg naar net dat ene stukje wat je nodig hebt.

Voor LEGO is deze uitdaging lastig op te lossen, maar voor data niet. De oplossing voor data is het inzetten van een Vastgoed Informatie Systeem (VIS) of Facility Management Informatie Systeem (FMIS) applicatie. Het gesorteerd registeren van gegevens en deze koppelen aan een onderwerp of asset en eigenaar is bij de meeste VIS/FMIS applicaties een standaard functionaliteit. Oftewel elk data item is gekoppeld aan een onderwerp of asset en heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden hiervan.

Klinkt misschien heel complex, maar dat is het in het geheel niet. Binnen een organisatie is er altijd één medewerker die vanuit zijn/haar rol verantwoordelijk is voor een stuk data dat benodigd is bij het uitvoeren van zijn/ haar werkzaamheden. De uitdaging zit hem vooral in de selectie van de juiste applicatie die het beste aansluit bij de scope van de inzet van de applicatie. Oftewel welke processen wil je de applicatie laten ondersteunen? Vastgoed en Facilitair of ook HR, Financiën en IT? Alleen het (D)MJOP of ook de huur/verhuur contract administratie?

Als deze vraag beantwoord is ben je al aardig op weg. Kijk bij het maken van je keuze ook vooral naar de toekomst: wat gaat er de komende 3-5 jaar met de afdeling gebeuren en welke invloed heeft dat op de inzet van een beoogde VIS/FMIS applicatie? Neem dus niet alleen de huidige scope van de inzet van de applicatie mee in de pakketselectie, maar kijk ook naar de toekomstige wensen.

Na de keuze van applicatie komt bij de implementatie, het inrichten en vullen van het VIS/ FMIS, de data weer in beeld. De conversie van de data de applicatie in is daar een van de belangrijkste stappen. Het is hierbij van belang dat samen met de benoemde data-eigenaren en de leverancier goed gekeken wordt waar binnen de applicatie de data opgeslagen word.

Om te zorgen dat dit goed gebeurd is er een belangrijke stelregel, namelijk de vraag: ‘op welke manieren kan ik weer beschikken (zien& benaderen) over mijn data?’

Bij het beantwoorden van deze vraag is het van belang dat data altijd op meerdere manieren, drie of meer, benaderd en teruggevonden kan worden.

Voorbeeld

Je hebt een aantal luchtbehandelingskasten binnen je object van merk x. Hoe ga je deze het liefste kunnen vinden:

• op merk/type nummer;
• op NLfsB-code;
• op object/ruimtenummer;
• op omschrijving (luchtbehandelingskast);
• op verantwoordelijke (afdeling/rol).

En wellicht op:

• conditiescore;
• onderdeel van het (bouwkundige) netwerk waar hij onderdeel van uitmaakt.

Om dit te kunnen realiseren is het dus van belang dat bij de import van het asset (de data) te zorgen dat deze informatie aan het asset gekoppeld is of wordt bij de data conversie. Het advies is dan ook om hier ruim de tijd voor te nemen. Daar heb je in het gebruik veel profijt van. Kies je hier niet voor, dan is de kans van ‘shit in is shit out’ (excuses voor de benaming) een groot risico met alle gevolgen van dien.

De laatste stap in databeheer is het inrichten van de beheerorganisatie: wie mag wat zien en wie mag muteren? Advies hierin is dat vooral het stuk wie mag muteren alleen bij de rol van eigenaar neergelegd wordt en er duidelijke beschreven wordt hoe mutaties doorgevoerd worden. Het risico is anders groot dat de op kleur gesorteerde LEGO toch op vorm gesorteerd gaat worden omdat er niet duidelijk is dat het op kleur gewenst is.