Het toekomstbestendig inrichten van de afdeling, hoe doe je dat goed?

In de dynamische wereld van de zorgadministratie is het essentieel om een afdeling toekomstbestendig in te richten. Zorgadministraties staan voor de uitdaging om steeds efficiënter, meer geautomatiseerd en effectiever te werken, terwijl ze zich tegelijkertijd moeten aanpassen aan veranderende wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen en de steeds groter wordende behoeften van zowel interne als externe stakeholders. Als teamleider of manager is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen voor een goed functionerende afdeling, waarin het totale zorgcontrole proces naadloos op elkaar is afgestemd en waarin ruimte is voor continue verbetering. Het totale zorgcontrol proces behelst voor ons de totale cyclus van het maken van toekomstbestendige afspraken (zorgverkoop), tot aan kwaliteit, zorgafspraken en registratie, tot aan controles, declaratie en verantwoording met als resultante altijd actuele stuurinformatie op relevante KPI’s. In de aankomende twee artikelen geven we je handvatten om jouw afdeling toekomstbestendig in te richten en tegelijkertijd je eigen rol effectief te vervullen.

Zorgadministratie als spin in het web, in plaats van het ‘afvoerputje’

Wat wij vaak tegenkomen is dat de zorgadministratie als sluitstuk wordt gebruikt in het proces rondom de omzetverantwoording. Niks is minder waar! Om een goed geoliede machine op te tuigen in het totale zorgcontrolproces, zijn altijd meerdere afdelingen continue betrokken en deels verantwoordelijk. Het borgen van een goede afstemming tussen deze afdelingen en daarmee alle zorgcontrol processen is cruciaal om de kwaliteit van de zorg te waarborgen, de efficiëntie te bevorderen, naleving van wet- en regelgeving te garanderen en het financiële aspect te waarborgen.

Hieronder een aantal tips en tricks om dit in de basis goed te organiseren binnen jouw zorgorganisatie:

• Samenwerking en communicatie: Zorg voor goede samenwerking en communicatie tussen de verschillende teams en afdelingen. Organiseer regelmatig multidisciplinaire overleggen waarin alle betrokkenen van verschillende zorgcontroleprocessen samenkomen. Maak goede procesafspraken voor feedback tussen afdelingen zodat knelpunten snel worden geïdentificeerd en opgelost.
• Standaardisatie en optimalisatie van processen: Standaardisatie en optimalisatie van administratieve processen en werkafspraken is noodzakelijk om continuïteit en kwaliteit te waarborgen en verspillingen te voorkomen. Dit maakt het ook gemakkelijker om processen te monitoren en bij te sturen waar nodig.
• Heldere verantwoordelijkheden en rollen: Bepaal duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit voorkomt overlap, onduidelijkheid en gaten in verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat er duidelijke rapportagelijnen zijn, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor de goedkeuring en controle van verschillende processen.
• Goedwerkende AO/IC: Opbrengsten worden tijdig, volledig en juist gerealiseerd, gedeclareerd en verantwoord. Menselijke fouten worden geminimaliseerd en fraude wordt zoveel mogelijk voorkomen. Afwijkingen en risico’s worden hierdoor vroegtijdig geconstateerd, waardoor bijsturing mogelijk is en grip gehouden wordt op de opbrengsten. Voer regelmatige risicoanalyses uit om mogelijke knelpunten en risico’s in de zorgcontroleprocessen te identificeren. Ontwikkel beheersmaatregelen om de geïdentificeerde risico’s te minimaliseren. Zorg voor transparante communicatie over de doelen, voortgang en uitkomsten binnen de organisatie. Informeer interne en externe stakeholders periodiek en pro actief, op een duidelijke eenduidige manier over de voortgang en resultaten.
• Data-integriteit en kwaliteit: Investeer in systemen die zorgen voor de hoge mate van data-integriteit en automatisering van processen. Fouten in de administratie kunnen namelijk leiden tot financiële verliezen of problemen met naleving van regelgeving. Gebruik data-analyse tools om trends te zien en tijdig in te grijpen bij afwijkingen of potentiële problemen. Regelmatige audits en kwaliteitscontroles zijn essentieel.
• Training en opleiding: Zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de zorgcontrol processen en hun rol daarin. Regelmatige trainingen kunnen hierbij helpen. Bied specifieke opleidingen aan over nieuwe protocollen of wijzigingen in bestaande processen. Ook zien wij vaak dat de kennis van het ECD verouderd of onvoldoende aanwezig is. Goede kennis van het ECD en al haar mogelijkheden, is van essentieel belang voor de medewerkers die intensief werken binnen het zorgcontrolproces.

Welke kernwaarden typeren jouw afdeling?

Veelal zien wij zorg- of clientadministraties met onvoldoende daadkracht om binnen de organisatie een goede plek te claimen en pro actief te acteren. Het is verstandig om na te denken over de positie en welke kernwaarden jullie hanteren als team. Een voorbeeld kan zijn om ‘continue verbetering van processen’ als uitgangspunt te nemen. Vanuit AAG zijn wij ervan overtuigd dat er altijd doorontwikkeling mogelijk is, zeker gezien de veranderende wereld waarbinnen wordt gewerkt. Procesverbetering moet een continu proces zijn binnen een zorgadministratie, waarbij de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) een nuttig hulpmiddel kan zijn. Hier zijn enkele tips om dit effectief aan te pakken:

• Betrek het team: Organiseer regelmatig overleg waarin je het team betrekt bij de verbeteringstrajecten. Leg de redenen voor veranderingen uit en luister naar hun zorgen suggesties. Geeft teamleden specifieke verantwoordelijkheden in het procesverbeteringstraject, zodat ze zich eigenaar voelen van de veranderingen.
• Stel duidelijke doelen: stel specifiek, meetbaar, acceptabele, realistische en tijdgebonden (SMART) doelen voor procesverbetering. Dit zorgt ervoor dat het team weet wat er verwacht wordt. Stel vast welke processen de hoogste prioriteit hebben om verbeterd te worden, bijvoorbeeld op basis van hun impact op de organisatie, financiën of directe zorg.
• Procesanalyse: Begin met een grondige analyse van de huidige processen. Maak gebruik van tools zoals flowcharts om inzicht te krijgen in hoe de huidige processen verlopen.
• Data-analyse en feedback: Gebruik gegevens en statistieken om te bepalen waar de meeste fouten optreden of waar het meeste tijdverlies plaatsvindt en implementeer vervolgens verbeteringen. Vraag actief om input van je teamleden. Zij hebben vaak waardevolle inzichten in waar verbeteringen mogelijk zijn.
• Monitor en evalueer: Houd de voortgang van de verbeteringen nauwlettend in de gaten. Evalueer of de veranderingen het gewenste effect hebben en stuur bij daar waar nodig is. Moedig teamleden aan om continu met ideeën voor verbeteringen te komen en creëer een omgeving waarin dat gewaardeerd wordt. Toon als teamleider zelf een open houding voor verandering en verbetering en wees bereid om nieuwe ideeën uit te proberen en te leren van fouten.
• Communicatie: zorg voor open en transparante communicatie met je team over de doelen, voortgang en de uitkomsten van het verbeterproces. Wanneer verbeteringen succesvol zijn, erken en vier deze successen om het team te motiveren en te laten zien dat hun inspanningen worden gewaardeerd.
• Werk samen met andere afdelingen: zorg voor goede afstemming met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat de verbeteringen breed gedragen worden en effectief zijn. Werk samen aan doelen die meerdere afdelingen overstijgen, zodat procesverbeteringen niet alleen binnen de zorgadministratie plaatsvinden, maar de hele organisatie ten goede komen.
• Lean: Overweeg het gebruik van de methode Lean om continu procesverbetering te stimuleren en verspillingen te elimineren.
• Projectmatige aanpak: Voor echt grote procesverbeteringen is een projectmatige aanpak met duidelijke doelen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden aan te raden. Zorg ervoor dat verbeteringsinitiatieven goed gedocumenteerd en geëvalueerd worden.

Conclusie

Het toekomstbestendig inrichten van een zorgadministratie vraagt om een aanpak waarbij afstemming van processen, systemen effectief leiderschap en een cultuur van continue verbetering centraal staan. Als teamleider of manager speel je een cruciale rol in het aansturen van deze ontwikkelingen en het waarborgen van een goed functionerende afdeling. Door je eigen werk effectief in te richten en strategisch te denken, kun je niet alleen je team beter aansturen, maar ook bijdragen aan het lange termijn succes van je organisatie, wil je weten hoe je dit doet? In de volgende nieuwsbrief gaan we hier verder op in.

Wil je een sparringpartner of heb je behoefte aan ondersteuning op dit gebied? Neem contact met ons op!