Een goede planning is belangrijk voor de zorg: “Met alle geledingen de planning bespreken”

Omdat ze zelf als analist in een ziekenhuis heeft gewerkt, en ook vaak onregelmatige diensten  draaide, weet ze hoe vervelend het is als het rooster opeens wordt aangepast. “Dan boor je iemand misschien een feestje door de neus”, zegt ze. “Of er moet opeens een nachtdienst worden gedraaid, terwijl de betrokken medewerker niet zo goed tegen die onregelmatigheid kan. Soms is dat nu eenmaal onvermijdelijk, maar je moet het wel kunnen uitleggen. Daarom is het ook zo belangrijk om met alle geledingen binnen de organisatie te praten over de planning. Maar natuurlijk wel altijd uitgaande van de visie en het beleid zoals die door de organisatie zijn geformuleerd.”

‘Een hele klus’

Sinds drie jaar werkt Margot nu bij AAG, en ze ziet dat veel organisaties moeite hebben met het maken van een goede planning. “Daar is vaak ook te weinig tijd voor”, zegt ze. “Vaak doen medewerkers uit de zorg de planning ‘erbij’, maar dan blijkt – juist doordat je de planning met iedereen moet bespreken – dat het een hele klus is. Overigens maken we met ons team niet alleen planningen; soms reorganiseren we ook planbureaus of richten we die helemaal in.”

Bij het maken van planningen en roosters moeten veel vragen worden beantwoord. Door de directie, maar ook door de medewerkers. En dan zijn er natuurlijk ook nog de CAO en de ATW. Ook daarmee moet rekening worden gehouden. Wat is het aantal vakantiedagen waarop medewerkers recht hebben? Wanneer mogen die worden opgenomen? Is het eigenlijk wel bij iedereen bekend hoe een en ander geregeld is? Welke wensen leven er onder alle medewerkers, en vooral: wie is eigenlijk de ‘baas’ van de roosters?

Brainstorm

Margot: “Over al die vragen gaan we brainstormen met de organisatie, zodat we goed kunnen aangeven wat precies de kaders zijn en hoe we de planning zo goed mogelijk op laten aansluiten. Duidelijkheid is een eerste vereiste: iedereen wil – en moet – weten waar hij/zij aan toe is. Soms moet daarom een programma helemaal opnieuw worden ingericht en kaders opnieuw worden vastgesteld.”

Ze vertelt met veel enthousiasme over haar werk: “Juist omdat ik de zorg ook ‘van binnen’ ken, weet ik hoe belangrijk een goede planning is. Ik weet maar al te goed wat voor impact een wijziging in het rooster kan hebben. Voor dit werk moet je ook de diverse automatiseringssystemen waarmee de planningen worden gemaakt, kennen als je spreekwoordelijke broekzak. Dat is niet zo simpel, maar ik vind het persoonlijk een van de leukste dingen van mijn werk. Waarschijnlijk ook doordat ik er al de nodige ervaring in heb.

Omdat we bij AAG allemaal een ‘zorghart’ hebben, zijn we enorm gemotiveerd om de zorg beter te maken, ook als het om de planning en de roosters gaat!”