Een andere kijk op verzuim
Verzuim is een uitdaging die elke HR professional tegenkomt. In een sector die al onder hoge druk staat, zoals in zorg en welzijn het geval is, kan verzuim grote gevolgen hebben. Naast die gevolgen hangt er vaak een negatieve lading aan verzuim vanwege de procedures en documentatie die erbij komen kijken. Als we deze meer menselijk gaan benaderen, kunnen we beter aansluiten bij de behoeften van onze medewerkers en een positieve draai geven aan het verzuim. Dat is niet alleen bevorderlijk voor de medewerker, maar ook voor de organisatie als geheel. Maar waarom is dat zo essentieel?
Waarom aandacht voor verzuim belangrijk is
Voordat we vertellen hoe die mensgerichte benadering eruit kan zien, eerst even waarom het zo belangrijk is om aandacht te hebben voor verzuim:
Medewerkerswelzijn
Het welzijn van medewerkers is de basis voor een gezonde organisatie. Aandacht geven aan verzuim betekent ook aandacht geven aan het mentale welzijn van medewerkers: een cruciaal aspect in een sector die zowel emotioneel als fysiek belastend kan zijn. Medewerkers bieden dagelijks ondersteuning en zorg aan anderen. Wanneer zij zelf ondersteuning nodig hebben, is het de uitdaging voor de werkgever om empathie en zorg terug te geven.
Productiviteit
Verzuim heeft directe gevolgen voor de continuïteit en kwaliteit van de zorg. Een hoger verzuim staat in relatie tot een hogere werkdruk binnen de teams, zeker in deze tijden waarin we al te maken hebben met krappe bezettingen. Door proactief en preventief om te gaan met het onderwerp verzuim kun je het verzuim verminderen, en wordt de productiviteit en effectiviteit van medewerkers gewaarborgd.
Het veranderende beeld over verzuimprocedures
Naast dat het vervelend is als een medewerker ziek uitvalt, hebben ook procedures en documentatie rondom verzuim vaak vooral een negatieve lading. Soms krijg je als HR professional bijvoorbeeld een brief van het UWV over een betaalspecificatie en weet je niet meteen weet welke actie er vereist is. Bovendien kost het invullen van documenten en volgen van procedures vanuit het UWV, zoals de verplichtingen vanuit de Wet verbetering Poortwachter (WvP), soms veel tijd en wordt het vooral gezien als een ‘moetje’. Het is dan ook niet gek dat sommige HR professionals verzuim liever niet in hun portefeuille hebben. Echter is het van belang om het grotere plaatje achter deze procedures te zien: de documenten zijn er om de re-integratie van de medewerker te begeleiden en waarborgen. Ze vormen het raamwerk waarbinnen we zorgvuldig en verantwoordelijk met verzuim kunnen omgaan. Kortom, behalve dat zij verplicht zijn helpen deze procedures ook om inzicht te krijgen in de situatie, wat helpt bij het vertalen van mogelijkheden naar de werkvloer.
Betrek de medewerker actief bij het verzuimproces
Niemand kent de situatie van de zieke medewerker beter dan diegene zelf. Bovendien is het sinds 1 juli 2023 verplicht om de visie van de medewerker op de re-integratieafspraken mee te nemen in het plan van aanpak. Ook bij aanpassingen van afspraken in de (Eerstejaars)evaluatie wordt deze visie toegevoegd. Het UWV heeft de formulieren hier ook op aangepast; je vindt ze hier. Naar verwachting leidt deze verplichting tot een grotere betrokkenheid van de medewerker bij het re-integratieproces. Bovendien geeft het inzicht in hoe de medewerker tegen het re-integratieproces aankijkt. Zorg daarom dat je onderstaande kernpunten waarborgt in je verzuimproces:
Blijf contact houden
Goed contact maakt de re-integratie makkelijker en vergroot de betrokkenheid tijdens het verzuim. Bovendien is de kans op een succesvolle terugkeer naar werk groter. Zorg er daarom voor dat je als HR professional en/of manager contact blijft houden met de medewerker, niet alleen over het verzuim maar ook over veranderingen binnen de organisatie. Het kan ook helpen om afspraken te maken over hoe vaak je contact met elkaar hebt. Sommige medewerkers willen zich graag gezien en gehoord voelen tijdens het verzuim. Je kunt collega’s dan aansporen om contact met de medewerker te houden. Anderen willen liever zo min mogelijk contact. Het is belangrijk om dit te respecteren, maar wel in gesprek te blijven over noodzakelijkheden rondom het verzuim.
Maatwerk
De verzuimprocedure is een formaliteit en zo wordt verzuim ook vaak benaderd. Dat is niet gek gezien verplichtingen die erbij komen kijken. Maar los van de formele procedure is het ook van belang om aandacht te hebben voor de persoon áchter het proces. Heb aandacht voor de medewerker en bekijk ieder verzuimgeval afzonderlijk. Zoek dus geen verbanden met andere verzuimcasussen; iedere medewerker en dus ook ieder verzuimgeval is uniek.
Vertrouwen
Wanneer er vertrouwen is, zijn medewerkers meer geneigd om open te communiceren. Zij voelen dan meer ruimte om eerlijk te zijn als zij uitdagingen ervaren of risico op uitval opmerken. Hierdoor kun je effectieve en empathische oplossingen bieden. Om een gevoel van vertrouwen te creëren is het van belang om de medewerker de tijd te geven om te vertellen, open vragen te stellen en begrip te tonen voor de situatie. Ook is het belangrijk om te focussen op wat er wél mogelijk is, in plaats van wat niet.
Kortom, door het verzuimproces te zien als een kans voor samenwerking en groei, in plaats van een bureaucratische verplichting, kunnen we zieke medewerkers ondersteunen en versterken om (sneller) terug te keren naar hun werk. Want tussen arbeidsgeschikt en arbeidsongeschikt liggen er legio kansen.
Deel dit bericht:
Ontdek meer over AAG
Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!
