Contractbeheer: een vak apart
Auteur: Michel van Tilborg
Uit ervaring zijn er grofweg drie oorzaken voor een risicovol contractbeheer. De eerste is uiteraard, ‘geen contractbeheer’.
Contractbeheer is het systematisch registreren van lopende contracten, waarbij contracten worden geanalyseerd op kritische punten op het contract. Deze kritische punten dienen een signaalfunctie. Denk hierbij aan:
- Duurcontract
- Opzegtermijn contract
- Indexering
- De kpi’s uit de standard level of agreement (die met contractmanagement moeten gemanaged)
‘Systematisch’ geeft aan dat het op een eenduidige werkwijze moet gebeuren. Dat kan alleen maar door er een vast model of systeem voor te hanteren. Systematisch kan ook betekenen ‘met vaste regelmaat’. ‘registreren’ is een activiteit, die zonder er gevolg aan te geven verder passief is. Dit terwijl contractbeheer juist actie vereist. Dit is het tweede risicovol contractbeheer. Beheren zonder er acties aan te verbinden is de doodsteek voor grip op contracten en uitgaven.
Het is een misvatting dat wanneer de contracten in het contractbeheersysteem zijn opgenomen, de zorgorganisatie gevrijwaard is van de risico’s. Dit is de derde oorzaak van risicovol contractbeheer.
Welke risico’s loopt een zorgorganisatie en wat kan er aan worden gedaan?
Bij 8 van de 10 zorgorganisatie waar AAG het contractbeheer heeft op gepakt, blijkt dat er een passief contractbeheersysteem is. De contracten zijn keurig opgeslagen en in een register geregistreerd. 95% van de contracten is overigens opgemaakt door de leverancier. Hierdoor bepaalt de leverancier de hoogte van de indexering, de locatie om een conflict uit te praten, de overlegstructuur, de ontbindende voorwaarden etc. Op het moment dat AAG contractregistratie en –beheer heeft opgepakt, blijkt al snel dat:
- Contracten al een hele tijd stilzwijgend zijn verlengd,
- Indexeringen jaarlijks zonder meldingen plaatsvinden (vaak niet opgenomen in de begroting),
- Geen controle heeft plaats gevonden op de inhoud van het contract met de werkelijkheid (bijv. telefonieonderdelen of (keuken-)apparatuur/installaties, die niet meer wordt gebruikt uit een onderhouds- of abonnementscontract halen),
- Het komt ook voor dat contracten met elkaar te maken hebben en niet synchroon lopen. Hierdoor komt het voor dat de betrokken leveranciers door een vicieuze cirkel jaren achtereen contracten kunnen verlengen omdat het ‘andere’ contract nog doorloopt. Of, wat ook gebeurt, is dat het ene contract wel wordt opgezegd, maar vergeten wordt het hieraan verbonden contract op te zeggen.
Denk hierbij aan een raamovereenkomst met een koffie en automaten leverancier met een betaalsysteem. De raamovereenkomst is afgesloten in 2020, de huur van de automaten is gestart in 2021 en vervolgens is er vanaf 2022 een overeenkomst gesloten met een leverancier van automatische betaalsystemen op koffieautomaten. De zorgorganisatie loopt hiermee dus een financieel risico. Verplichtingen blijven van kracht zonder dat er product of dienst tegenover staat.
Contractbeheer is vaak belegd bij een administratief medewerker of facilitair coördinator of manager. Het contractmanagement vaak bij de inhoudsdeskundige. Wanneer de procedure goed werkt constateert de contractbeheerder één van de kritische punten uit het contract en geeft een signaal aan de inhoudsdeskundige. Bijvoorbeeld dat het contract voor een bepaalde datum moet worden opgezegd. Bij zorgorganisatie tot een budget van jaarlijks ca. € 40 miljoen wordt vaak gezien dat voornoemde taken ‘erbij’ worden gedaan. Dat levert het risico van discontinuïteit en onvoldoende vakkennis.
Welke activiteiten omvat contractbeheer onder andere?
Alle leveranciers en contracten worden vastgelegd in een contractmodule. Doel hiervan is om de regie m.b.t. het contractbeheer te voeren door ten eerste een overzicht te hebben met welke leveranciers er zaken wordt gedaan en een overzicht met alle lopende en vervallen contracten.
Belangrijk is om te onderscheiden wat er bij de leverancier wordt vastgelegd en wat bij de contracten. Hieronder staat het schematisch weergegeven:
Voor het vastleggen van de gegevens van de leveranciers en de contracten lever je zelf de inhoudelijke informatie aan door middel van de meldingen in de contractmodule. Van belang is het bepalen van de signaleringsdata.
Signaleringsdata:
- Einde contract: Zet deze ruim voor uiterste opzegdatum. Afhankelijk van het type contract zal er ruimte en tijd nodig zijn om te bepalen of dit contract beëindigt of verlengd gaat worden. Ook bij verwachte verlenging is het goed tijdig contact te zoeken met leverancier om eventueel over de condities te onderhandelen. Dit zijn de momenten om hetzelfde pakket af te willen nemen met een gunstigere prijs of andere gunstige voorwaarden.
- Leveranciersbeoordeling: zet deze ongeveer 1 maand voordat je wil dat de leveranciersbeoordeling plaatsvindt. Dan heb je tijd om een afspraak in te plannen. En daarmee zorg je er voor dat er wel halfjaarlijks of jaarlijkse evaluatiecyclus plaats blijft vinden.
- De signaleringsmails gaan vanuit contractbeheer naar de contracteigenaar. Maak hier werkafspraken over met de afdeling zodat deze wel opgepakt worden, bijvoorbeeld vast agendapunt in het teamoverleg.
De voor- en nadelen bij contractbeheer op een rij
Omdat contractbeheer een vak apart is, is het noodzakelijk om hierbij goede expertise te betrekken. Dit kan door het aannemen van een contractbeheerder of door het contractbeheer uit te besteden.
Wanneer je meer wil weten over de ervaringen van AAG, neem dan contact op met Michel van Tilburg.
Deel dit bericht:
Ontdek meer over AAG
Bekijk onze expertises en klantcases of lees meer over ons!
