BI in huis of uitbesteden: wat past bij jouw zorgorganisatie?

Wanneer wordt een eigen BI-team interessant?

Voor grote zorgorganisaties is eigen BI-team een serieuze optie. De schaalgrootte maakt het interessant om te investeren in eigen BI-specialisten. Maar interessant betekent niet automatisch verstandig. Veel organisaties hebben één, hooguit twee BI-consultants. Vertrekt zo iemand? Dan heb je meteen een probleem. De continuïteit van je stuurinformatie staat op het spel.

Recent hadden we een klant die een nieuwe BI-specialist had aangenomen. Een collega van mij moest erheen om deze medewerker in te werken. Toen die persoon na een paar maanden alweer vertrok, werd mijn collega opnieuw ingeschakeld. Na drie of vier van dit soort wisselingen – met alle kosten van dien – trok de organisatie de conclusie: “We stoppen ermee. We kiezen voor AAG Analytics.”

We zien te vaak dat een organisatie tonnen investeert in een maatwerk BI-platform. Wat nog belangrijker is, is de acceptatie van de eindgebruiker. Vaak neemt het vertrouwen hierin af wanneer de informatie niet juist en adequaat wordt opgeleverd.

De verborgen kosten van een eigen team

Een eigen BI-team betekent meer dan alleen salariskosten. Je moet rekening houden met doorontwikkeling, beheer en onderhoud. Wij werken in driewekelijkse sprints om steeds nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Het is voor organisaties met een eigen team een grote uitdaging om de capaciteit en kennis op orde te houden. In de praktijk zie je dat organisaties in de ontwikkeling stilstaan omdat ze hun tijd kwijt zijn aan brandjes blussen en ad-hoc vragen. Daarnaast worden er vaak veel maatwerkrapportages gemaakt en onderhouden die slechts door een beperkte groep mensen wordt gebruikt. Dit maakt het geheel minder overzichtelijk en kwetsbaar, vooral als deze rapportages niet worden meegenomen in updates.

Daarnaast moet je aansluiting houden op actualiteiten. Regelgeving verandert, systemen worden geüpdatet, organisaties maken nieuwe softwarekeuzes. Stap je bijvoorbeeld over van AFAS naar Exact of een ander financieel systeem? Dan moet een eigen BI-team de gegevens opnieuw ontsluiten, de datawarehouse inrichten en alle rapportages en dashboards ontwikkelen. Werk je met AAG Analytics? Dan is het een kwestie van de virtuele stekkers verwisselen. Je behoudt al je rapportages en dashboards en kunt weer door.

Domeinspecialisme en korte lijnen maken het verschil

Uitbesteden aan een gespecialiseerde partij heeft voordelen die verder gaan dan kostenbesparing. Is er een storing bij AFAS of Exact? Past de leverancier bijvoorbeeld een tabel aan? Dan hebben wij direct contact met de leverancier om het op te lossen. We kennen de eigenaardigheden van zo’n dertig verschillende bronsystemen in de zorg.

Ons dataplatform is heel gestructureerd opgezet en goed overdraagbaar. Wij ervaren tijdens gesprekken met sommige organisaties met eigen BI-specialisten dat iedereen een eigen visie heeft op coderen en het inrichten van de datawarehouse. Vertrekt die persoon? Dan moet de opvolger eerst uitvogelen hoe de spaghetti van scripts en queries in elkaar zit. AAG heeft veel geïnvesteerd in de uniforme manier van opzetten volgens vaste standaarden. Dit maakt het minder kwetsbaar.

Wanneer een eigen team wél de voorkeur heeft

Een eigen BI-team geeft je volledige regie over je data. Je bepaalt zelf de prioriteiten in doorontwikkeling. Wij bepalen dat samen met al onze klanten en onze expertteams. Heb je heel specifieke wensen en focus je volledig op één bronsysteem? Dan kan een eigen team meer flexibiliteit bieden.

Ook de beschikbaarheid om zelf queries te bouwen op de database is bij uitbesteding beperkt. We hebben veel tijd geïnvesteerd in ons platform en geven logischerwijs niet alle rekenregels vrij. Voor organisaties die maximale flexibiliteit willen met hun data, kan dat een belemmering zijn. Al zijn daar ook oplossingen voor te bedenken zoals het beschikbaar stellen van een kopie van de database.

Organisaties geven tijdens gesprekken aan dat zij een uitzondering zijn op de gemiddelde zorgorganisatie als het gaat om de vraag naar stuurinformatie. ‘Bij ons worden andere vragen gesteld’, ‘De definities die wij hanteren zijn anders’, of ‘Wij hebben veel meer data nodig uit de tabellen van de bronsystemen dan wat jullie aanbieden’. In de praktijk zien wij dat AAG Analytics dusdanig rijk is, dat het voor 95% aansluit op de stuurbehoeften van een organisatie. Daarnaast werken we uitsluitend met door de zorg gedragen definities. Veel organisaties sturen namelijk op basis van dezelfde informatie en definities. Waarom zouden we dan het wiel opnieuw uitvinden? En die 5%? Die kun je zelf bouwen met de datasets die wij ter beschikking stellen. Of je configureert een definitie iets anders.

Kwetsbaarheid verminderen staat voorop

Uiteindelijk draait het om continuïteit van je stuurinformatie. Bij uitbesteding leg je het beheer, onderhoud én de doorontwikkeling bij een partij die daar volledig op is ingericht. Je bent niet kwetsbaar bij vertrek van medewerkers. Je hoeft geen BI-specialisten te werven in een krappe arbeidsmarkt. En je profiteert van de kennis die wordt opgebouwd bij tientallen andere zorgorganisaties en met behulp van de specialisten bij AAG.

De investering die je anders in een eigen team stopt, gebruik je nu voor gebruikerslicenties waarbij alle doorontwikkeling is inbegrepen. Voor de meeste kleine en middelgrote zorgorganisaties omzet is dat een logische keuze. Maar ook grotere organisaties kiezen er steeds vaker voor om de kwetsbaarheid te verminderen.

Meer weten?

Benieuwd wat de beste keuze is voor jouw zorgorganisatie? Neem contact op voor een persoonlijk advies. We kijken samen naar jouw huidige situatie en bespreken de mogelijkheden die passen bij jouw organisatie en budget.