Besturen is vooruitkijken. Ook en vooral juist in de zorg

Marcel Melenhorst – bestuurder bij AAG en vanaf dag één betrokken bij AAG Analytics – gaat nog een stap verder: “Zorgorganisaties kunnen – met alle data die ze in huis hebben – in potentie de toekomst voorspellen. Alle informatie, ervaringen en fouten uit het verleden, zijn kansen voor morgen. Maar toekomstgericht sturen vraagt wel om een andere manier van werken, kijken en doen. Een transitie waar zorgorganisaties tijd en ruimte voor moeten maken.”

Goed besturen is toekomstgericht sturen

“Toekomstgericht sturen is voor elke organisatie lastig, maar voor de zorg is dat extra ingewikkeld omdat je daar met zoveel variabelen rekening moet houden”, gaat hij verder. “Toch hebben wij als AAG Analytics de opgave om zorgorganisaties hierbij te helpen.  Waarom? Omdat goed besturen gaat over vooruit kunnen kijken. Als je weet wat er gaat komen, kan je anticiperen en plannen.  En dat zorgt voor rust, controle en overzicht in alle lagen van de organisatie.”

Maar eenvoudig is dat niet. Zoals we in een eerder artikel al bespraken zijn de uitdagingen bij zorgorganisaties groot en complex. En dit heeft alles te maken met hoe de zorg georganiseerd is. 

Als we uitzoomen – en de complexiteit versimpelen – zitten de problemen vooral aan de opbrengsten- en bezetting kant. En die twee zijn sterk met elkaar verweven. 

Omdat de opbrengsten in een zorgorganisatie dag-dagelijks verschillen, is het lastig om prognoses en financiële planningen te maken. Zeker wanneer de inkomsten afhankelijk zijn van geleverde zorg, cliëntzwaarte of afspraken met financiers. 

Daar komt bij dat deze opbrengsten direct samenhangen met de personele bezetting. En juist daar zit misschien wel de grootste uitdaging van dit moment. Zorgorganisaties kampen met een structureel personeelstekort, hoog ziekteverzuim en een toenemende zorgvraag. De rek is eruit. Wie niet voldoende mensen beschikbaar heeft, kan minder zorg leveren – en dus minder omzet genereren. En wie minder inkomsten heeft, kan minder investeren in personeel, opleiden of innovatie. Het is een vicieuze cirkel die moeilijk te doorbreken is. 

Van vooruitkijken naar vooruitkomen

Juist in deze complexe, voortdurend veranderende realiteit biedt Business Intelligence (BI) uitkomst. Niet als rapportagetool achteraf, maar als stuurmiddel dat organisaties helpt om vooruit te kijken. Door data slim te combineren – bijvoorbeeld over verzuim, cliëntinstroom, productiecijfers en personeelsinzet – ontstaat er niet alleen inzicht in wat er nú gebeurt, maar ook in wat er kán gaan gebeuren.

Met voorspellende dashboards en data-analyse kunnen zorgorganisaties:

• Trends signaleren, zoals oplopend verzuim of dalende productie
• Scenario’s doorrekenen, bijvoorbeeld: wat gebeurt er als de opbrengsten met 5% dalen?
• Proactief bijsturen, zoals het verschuiven van inzet of het aanpassen van roosters
• Rust en overzicht creëren, doordat management en teams beter begrijpen wat er speelt en waarom

“Toekomstgericht sturen vraagt om data die klopt, inzichten die ertoe doen en tijd om stil te staan bij wat er aankomt. En vooral dat laatste is ontzettend belangrijk”, zegt Marcel. “Elke zorgorganisatie moet nu tijd vrijmaken om zich te verdiepen in BI en ruimte creëren om na te denken over morgen en overmorgen. De ervaring leert dat je dit in moet plannen en mensen voor moet vrijmaken, anders gebeurt het niet. Wie nu tijd en middelen vrijmaakt, kan straks de toekomst voorspellen en dat zorgt voor wendbare, veerkrachtige en financieel gezonde zorgorganisaties.”