Belangrijke zaken die vaak worden vergeten bij een ECD implementatie

Naast goede afspraken met de softwareleverancier, een goed team, een goed plan, goed projectmanagement en goede afspraken over sturing, heb je vast de belangrijkste uitdagingen voor jouw organisatie voor de implementatie naar een ander ECD in beeld gebracht. Of dit nu gaat over processen, verantwoordelijkheden, de nodige veranderingen in werkwijzen, methodieken of nog anderszins.

Oók belangrijk

Naast de standaard thema’s om van een ‘checklist’ af te strepen, zijn er ook zaken van belang bij een implementatie waar je niet zo 1,2,3 aan denkt. Of die tot problemen kunnen leiden als je er te laat aan denkt. De ondergeschoven kindjes. Wij zetten de belangrijkste drie vanuit onze praktijkervaringen voor jou op een rij.

1. Gaat een ander ECD beter aansluiten bij jouw huidige organisatie of je helpen digitaal te organiseren of standaardiseren?
   Deze klinkt heel logisch. Maar het vaststellen van het uitgangspunt en daarmee een belangrijk doel van de implementatie wordt vaak over het hoofd gezien. Als je een ander ECD wilt inzetten om meer digitaal te organiseren of te standaardiseren, bijvoorbeeld in het gebruik van zorgmethodieken, het opstellen van zorgplannen of in het zorgregistratieve proces, dan is het belangrijk dit op inhoud voor te bereiden mét de juiste stakeholders in de organisatie. Doe je dit niet, dan zal de verandering voor veel professionals op verschillende niveaus binnen de organisatie groot zijn. Op het moment suprême, de livegang, kan dit voor veel hick ups of weerstand zorgen, omdat een dergelijke verandering tijd en energie kost van iedereen. Met alle gevolgen en mogelijk uitstel van dien.
2. Nadenken over de processen en verantwoordelijkheden en dat vertalen naar een autorisatiematrix.
   Wie is je cliënt, welk pad doorlopen zij binnen jouw organisatie en welke activiteiten doen verschillende professionals voor deze cliënten? Is het al helder waar welke verantwoordelijkheden binnen de organisatie liggen of horen te liggen? In de praktijk merken wij vaak dat dit nog een hele puzzel is. Niet alleen omdat een huidige situatie vaak tot maatwerk en scheefgroei in rechten in een ECD heeft geleid, maar ook omdat de huidige tijd met de AVG wetgeving een strengere blik vereist van wie je waar toe toegang verschaft in een ECD. Denk je dit van tevoren niet uit, dan kan dit tijdens de implementatie leiden tot een inefficiënte inrichting die na implementatie moeilijk te beheren is. Als je veranderingen wil doorvoeren en dit op het laatste moment binnen de organisatie brengt, kan ook dit thema voor weerstand zorgen. Want wat als je erachter komt dat je bepaalde functionarissen bijvoorbeeld geen toegang meer wilt geven tot het cliënt- en zorgdossier omdat er geen directe cliëntrelatie is? Dan heeft dit gevolgen voor personeel, huidige werkwijzen en het beleggen van verantwoordelijkheden. Een goede voorbereiding is dus cruciaal!
3. Welke informatie wil je uit het ECD kunnen halen?
   Zorgprofessionals hebben dagelijks informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. Denk aan informatie over wat zij moeten invoeren, signaleringen op acties die uitgevoerd moeten worden en informatie over hoe zij en het team waarin ze opereren, functioneren. Heb je in beeld wat voor jouw organisatie op deze thema’s belangrijk is? Welke informatie voor zorgprofessionals idealiter beschikbaar moet zijn? Hetzelfde geldt voor stuurinformatie (achteraf). Over (team)prestaties, bezettingsgraden, productie en omzet bijvoorbeeld. Heb je in beeld waar jouw organisatie op wil sturen? Als je dit aan de voorkant niet vaststelt, dan is het goed mogelijk dat je bepaalde cruciale informatie niet kunt ontsluiten als je de implementatie hebt voltooid. Het is beter aan de voorkant de output scherp te hebben en daar met de inrichting zoveel mogelijk rekening mee te houden.

Wil je weten of je goed bent voorbereid?

Wil je meer weten of wil je weten of je goed bent voorbereid? Neem dan contact met ons op. We kunnen je helpen om naast de standaard thema’s van een ECD implementatie ook bijzondere thema’s in kaart te brengen die voor jouw organisatie van toepassing zijn. En wij kunnen je helpen er een succes van te maken!