Wat je BI-omgeving je over vijf jaar echt kost

Als financieel manager of controller beoordeel je een investering op de totale kosten, niet op de aanschafprijs. Bij de keuze voor een BI-omgeving sneuvelt die reflex opvallend vaak. De offerte voor het bouwen oogt overzichtelijk, de rekening daarna komt pas later in beeld. Juist daar zit het verschil tussen een goedkope en een dure keuze.

Joris Wetzer, accountmanager en consultant bij AAG Analytics, spreekt dagelijks met financieel managers en controllers in de zorg over die afweging. In deze blog vertelt hij wat je BI-omgeving je over vijf jaar echt kost, en hoe je die keuze net zo zakelijk maakt als elke andere.

De prijs die je niet op de offerte ziet

Een BI-omgeving is geen eenmalige aanschaf. Na de bouw begint het pas. Nieuwe rapportages, koppelingen die meegroeien met je systemen, beheer en beveiliging. Bij maatwerk betaal je elke aanpassing opnieuw, want elke wijziging vraagt adviesuren. Bij een eigen team lopen de salariskosten door, jaar na jaar. In mijn gesprekken zie ik dat organisaties op de bouwprijs sturen, terwijl precies die andere bedragen over vijf jaar het zwaarst tikken.

Drie manieren, drie kostenplaatjes

Je hebt grofweg drie serieuze opties. Een generiek platform dat een leverancier centraal beheert, maatwerk dat een IT-partij voor je bouwt, of een eigen BI-team dat je in huis opbouwt. Op de aanschaf liggen ze soms dicht bij elkaar. Over vijf jaar lopen ze ver uiteen.

Platform, maatwerk of zelf in huis over vijf jaar

Bedragen zijn indicatief en exclusief beheer, licenties en onderhoud. Zelf in huis gaat uit van ongeveer drie BI-medewerkers van 80.000 euro per jaar.

Wat er niet in de bedragen zit

De bedragen hierboven zijn indicatief, en exclusief beheer, licenties en onderhoud. Bij maatwerk en bij een eigen omgeving komen die er nog bovenop, en ze stoppen nooit. Bij een centraal beheerd platform zitten ze in het abonnement, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

De duurste kostenpost zijn vaak mensen

Goede BI-specialisten zijn schaars en duur. Bouw je zelf, dan reken je al gauw op drie van zulke mensen, samen meer dan twee ton per jaar. Vertrekt er één, dan vertrekt de kennis mee, precies in een arbeidsmarkt die toch al krap is. Een centraal beheerd platform haalt die afhankelijkheid weg, want het beheer en de doorontwikkeling liggen bij de leverancier.

Reken het over vijf jaar door

Mijn advies is simpel. Beoordeel een BI-omgeving zoals je elke andere investering beoordeelt, op de totale kosten over de looptijd. De zorgorganisaties die ik die som eerlijk zie maken, van klein tot groot, kiezen vaker voor een centraal beheerd platform. Lagere kosten, voorspelbare uitgaven, en minder afhankelijkheid van schaarse mensen.

Stel die afweging niet te lang uit, want elk jaar zonder grip kost ook geld.

Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie uitpakt? In onze whitepaper staat de volledige afweging, met de cijfers achter deze vergelijking. Of reken samen met mij je eigen situatie door over vijf jaar.