Waarom je stuurinformatie beter niet aan één persoon ophangt

We kennen ‘m allemaal. Die ene collega die op magische wijze alle cijfers uit de systemen haalt. Die precies weet welke export je waar vandaan haalt, welke formule in welk tabblad staat en waarom die ene kolom afwijkt. Handig, tot diegene op vakantie gaat. Of vertrekt. In deze blog lees je waarom je stuurinformatie beter niet aan één persoon ophangt, wat het je kost als die kennis verdwijnt en hoe je dat risico stap voor stap wegneemt.

De rapportagespecialist als enig aanspreekpunt

Het begint meestal klein. Iemand met gevoel voor cijfers bouwt een handig overzicht in Excel. Dat overzicht blijkt nuttig, dus er komen kolommen bij, en een tweede tabblad, en een derde. Een jaar later draait de hele maandrapportage op dat bestand, en op die ene persoon. Zolang alles goed gaat, ziet niemand het als een risico. De cijfers staan op tijd klaar en de vergadering loopt. Pas als diegene ziek thuiszit vlak voor de rapportage aan de Raad van Toezicht, zie je hoeveel er aan één paar handen hangt.

Kennis vertrekt sneller dan je denkt

Zorgorganisaties concurreren om dezelfde schaarse mensen. Goede BI-specialisten hebben keus. Dat merk je aan de salarissen. Reken op zo’n 80.000 euro per jaar per specialist. Bouw je een eigen team, dan heb je er al gauw drie nodig. Vertrekt er één, dan vertrekt de kennis mee. De rapportages blijven staan, maar niemand weet meer precies hoe ze in elkaar zitten. Datzelfde geldt bij maatwerk dat een externe partij voor je bouwde. Ook daar zit de kennis in hoofden. Ook daar wisselen mensen van baan.

Wat dat je organisatie kost

De rekening komt op drie plekken terug. Je betaalt opnieuw voor het reconstrueren van rapportages die er al waren. Je loopt vertraging op, precies in de periode waarin je juist scherp stuurt. Daarbovenop verlies je vertrouwen in de cijfers, want zolang niemand de herkomst uitlegt, gaat elke vergadering weer over de vraag of het getal klopt. Dat laatste kost het meest. Stuurinformatie waar je bestuur aan twijfelt, gebruikt niemand.

Zo maak je je stuurinformatie minder persoonsafhankelijk

Begin bij de definities. Leg vast wat je onder een fte verstaat, wat meetelt als verzuim en welke maand bij welk kwartaal hoort. Eén zin per begrip is genoeg, zolang iedereen diezelfde zin gebruikt. Zet daarna je rapportages op een plek waar meer mensen erbij komen, met een vaste bron in plaats van een export op iemands laptop. Leg het beheer vervolgens bij een team in plaats van bij een persoon. Bij een centraal beheerd platform ligt die verantwoordelijkheid bij de leverancier, inclusief doorontwikkeling en updates. Vertrekt daar iemand, dan neemt een collega het over. Meer over die afweging tussen zelf bouwen, maatwerk en een beheerd platform lees je in onze whitepaper over de verborgen kosten van zelf je BI-omgeving beheren.

Begin bij het gesprek, niet bij het systeem

Vraag jezelf af wie er morgen de maandrapportage maakt als je specialist ziek thuisblijft. Weet je het antwoord niet meteen, dan hangt er te veel aan één persoon. Een dataomgeving los je op met afspraken en organisatie. Techniek komt daarna. Dat is precies waarom BI geen IT-project is. Zet die stap voordat de vakantieplanning je ertoe dwingt. Benieuwd hoe dat er bij jouw organisatie uitziet? Meld je aan voor een online inspiratiesessie en zie hoe andere zorgorganisaties het regelen.