De zomer van 2026 liet opnieuw zien hoe kwetsbaar personeelsplanning kan zijn. Vakanties, ziekteverzuim, openstaande vacatures en een toenemende zorgvraag kwamen in veel teams tegelijkertijd samen. Het gevolg: extra druk op medewerkers, planners en teamleiders.
Voor teamleiders is dit het moment om niet alleen terug te kijken, maar vooral vooruit. De belangrijkste vraag is namelijk niet hoe we de zomer van 2026 hebben doorstaan, maar wat we vandaag kunnen doen om de zomer van 2027 beheersbaar te houden.
De zomer begint niet in juni
Een veelvoorkomende valkuil is dat de voorbereiding op de zomer pas start wanneer de eerste vakantieaanvragen binnenkomen. Op dat moment zijn veel keuzes echter al gemaakt. Medewerkers hebben hun vakantie gepland, de beschikbare capaciteit staat grotendeels vast en de ruimte om bij te sturen wordt kleiner.
Juist daarom begint een goede zomerplanning maanden eerder.
Door al in het najaar inzicht te krijgen in verlofwensen, verwachte capaciteit en mogelijke risico’s ontstaat ruimte om vooruit te kijken en tijdig keuzes te maken.
Begin met terugkijken
De zomer van 2026 biedt waardevolle informatie voor de voorbereiding op 2027. Kijk daarbij niet alleen naar incidenten of knelpunten, maar vooral naar de onderliggende patronen.
Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:
- In welke weken ontstonden de grootste knelpunten?
- Waar was de bezetting het meest kwetsbaar?
- Welke rol speelde ziekteverzuim?
- Wanneer moest op het laatste moment worden geschoven?
- Waar moest extra flexibele of externe capaciteit worden ingezet?
- Op welk moment werd zichtbaar dat er een probleem ontstond?
Juist die laatste vraag is belangrijk. Wanneer een capaciteitsprobleem weken of maanden vooraf al zichtbaar was, had mogelijk eerder kunnen worden ingegrepen.
Wanneer start je met de voorbereiding?
Voor de zomer van 2027 kan de voorbereiding al in 2026 beginnen.
Een mogelijke aanpak:
- Analyseer de knelpunten uit de zomer van 2026.
- Breng risicovolle weken in kaart.
- Maak inzichtelijk hoeveel capaciteit beschikbaar zal zijn.
- Bespreek bij voorkeur al in december de verlofwensen voor de komende zomer.
- Maak afspraken over een eerlijke spreiding van vakanties.
- Kijk naar afhankelijkheden tussen functies, teams en locaties.
- Bepaal waar extra flexibiliteit nodig kan zijn.
Het gaat er niet om vakanties zo vroeg mogelijk vast te leggen, maar om tijdig voldoende inzicht te krijgen om weloverwogen keuzes te kunnen maken.
Van verlofplanning naar capaciteitsplanning
Verlofplanning gaat over meer dan het goedkeuren van vakantieaanvragen. Uiteindelijk draait het om het vinden van een balans tussen drie belangen:
De wensen van medewerkers
Medewerkers willen tijdig weten waar zij aan toe zijn en hun vakantie kunnen plannen.
De mogelijkheden van het team
De bezetting moet voldoende zijn om het werk op een verantwoorde manier uit te voeren.
De continuïteit van zorg
Cliënten moeten kunnen rekenen op passende en betrouwbare zorg, ook tijdens vakantieperiodes.
Wanneer deze belangen vroegtijdig samen worden bekeken, ontstaat ruimte om keuzes te maken. Wacht je te lang, dan neemt de druk toe.
Wat is de rol van de teamleider?
Een succesvolle zomerplanning ontstaat door een goede samenwerking tussen planner en teamleider.
De planner maakt inzichtelijk:
- beschikbare capaciteit;
- verlofwensen;
- verwachte bezetting;
- risico’s en knelpunten;
- verzuimpatronen;
- benodigde flexibele capaciteit.
De teamleider maakt vervolgens de keuzes:
- hoeveel medewerkers tegelijkertijd verlof kunnen opnemen;
- welke functies altijd beschikbaar moeten blijven;
- wanneer extra inzet nodig is;
- welke afspraken binnen het team worden gemaakt;
- hoe hierover wordt gecommuniceerd.
De planner levert de inzichten, de teamleider maakt de keuzes.
Denk in scenario’s
Problemen tijdens de zomer zijn niet altijd volledig te voorkomen. Ziekteverzuim, onverwachte zorgvragen en personele veranderingen blijven bestaan.
Wat je wél kunt voorkomen, is dat iedere onverwachte gebeurtenis direct leidt tot een crisis in de planning.
Dat begint met het ontwikkelen van verschillende zomerscenario’s.
Kijk niet alleen naar de verwachte bezetting, maar ook naar wat er gebeurt wanneer de werkelijkheid tegenvalt.
Bijvoorbeeld:
- Wat als het verzuim hoger is dan vorig jaar?
- Wat als meerdere medewerkers in dezelfde week ziek worden?
- Wat als flexibele medewerkers minder beschikbaar zijn?
- Wat als vacatures nog niet zijn ingevuld?
- Wat als de zorgvraag tijdelijk toeneemt?
- Welke minimale bezetting is noodzakelijk?
- Welke medewerkers kunnen eventueel extra worden ingezet?
- Wanneer moet externe capaciteit worden ingezet?
- Wanneer moet de teamleider ingrijpen?
Door deze scenario’s vooraf te bespreken, ontstaat een plan B voordat plan A onder druk komt te staan.
Van brandjes blussen naar vooruitkijken
De grootste winst zit niet in het oplossen van de laatste openstaande dienst. Die zit in het eerder herkennen van risico’s.
Een teamleider die samen met de planner vooruitkijkt, kan maanden van tevoren zien waar kwetsbaarheden ontstaan. Daardoor is er tijd om:
- verlof beter te spreiden;
- medewerkers tijdig te informeren;
- flexibele capaciteit te reserveren;
- vacatures onder de aandacht te brengen;
- afspraken te maken met andere teams;
- alternatieve scenario’s uit te werken.
Dat zorgt voor meer rust in het team, minder ad-hocoplossingen en meer grip op de continuïteit van zorg.
De belangrijkste les voor zomer 2027
De voorbereiding op de zomer van 2027 begint niet wanneer het eerste zomerrooster wordt gemaakt.
De voorbereiding begint met het analyseren van de zomer van 2026 en het tijdig in beeld brengen van toekomstige risico’s.
Verlofaanvragen zijn daarbij slechts één onderdeel. De echte uitdaging ligt in het verbinden van verlofwensen, capaciteit, verzuim, zorgvraag en mogelijke risico’s.
Teamleiders die samen met hun planner vooruitkijken, creëren rust voor medewerkers, voorspelbaarheid voor de organisatie en continuïteit voor cliënten.
De zomer van 2027 wordt niet bepaald door de keuzes die je in juni maakt, maar door de keuzes die je vandaag maakt.
Aan de slag
Aan de slag met de voorbereiding op de zomer van 2027? Begin vandaag al. Plan de komende weken een gesprek met je planner en bespreek samen:
- Welke lessen nemen we mee uit de zomer van 2026?
- Welke weken waren het meest kwetsbaar?
- Welke risico’s zien we nu al voor 2027?
- Wanneer gaan we verlofwensen inventariseren?
- Welke acties kunnen we dit najaar al inzetten?
Door nu vooruit te kijken, voorkom je dat de zomer van 2027 opnieuw in het teken staat van improviseren. Niet reageren op problemen wanneer ze zich voordoen, maar sturen voordat ze ontstaan. Dat is de essentie van goed capaciteitsmanagement.
Meer weten? Neem contact op met Margot
Meer weten over Margot
Margot van Teeffelen
senior consultant capaciteit, planning & beheer
