Elk jaar dezelfde cijfers, elk jaar een ander format. Het zorgkantoor vraagt het zo, DigiMV weer anders, de NZa hanteert een eigen model. Voor veel financieel managers in de zorg kost het verzamelen van die gegevens dagen.
Michel Boukens, Manager Financial Control bij Egala Zorg, kende dat gevoel goed. Toen hij drie jaar geleden begon, kwam de informatie uit losse systemen en kostte elk overzicht veel tijd. In deze blog vertelt Michel hoe hij KIK-V, een dashboard en betere datakwaliteit in één beweging regelde, en waarom hij andere organisaties aanraadt om niet te wachten.
Over Egala Zorg
Egala Zorg biedt cultuurspecifieke ouderenzorg vanuit drie locaties en een wijkteam. Op één locatie wonen mensen van Indisch-Molukse komaf, op een andere mensen van Turkse komaf, en op de derde bewoners uit de regio. De zorg past bij de cultuur en de gewoonten van de bewoners. Michel is er verantwoordelijk voor de financiële sturing en voor IT, en trekt sinds zijn komst het KIK-V-traject.
Hoe het werken met data eruitzag
Voordat het dashboard er was, haalde Michel de cijfers overal los vandaan. De personeelsoverzichten bevatten nog testaccounts en externen, waardoor het aantal FTE’s per systeem verschilde. Gedeelde definities ontbraken. Wat telt als een FTE, hoe bereken je ziekteverzuim, tellen stagiaires en nul-urencontracten mee? Zonder antwoord op die vragen betekende elk overzicht weer een nieuwe discussie.
Drie vliegen in één klap
Twee wensen kwamen bij Michel samen. De managers vroegen al langer om een dashboard met realtime informatie. Daarnaast lag er een toezegging voor KIK-V. Egala Zorg is aangesloten bij het regionale samenwerkingsverband Anders Werken in de Zorg, dat organisaties helpt om in 2026 gereed te zijn, zodat de gegevensuitwisseling via KIK-V in 2027 kan plaatsvinden. De bestuurder had toegezegd mee te doen in de koplopersgroep. Michel had dat eerst geparkeerd, druk als hij was met andere prioriteiten, en haalde het terug toen hij zag dat hij drie dingen in één beweging voor elkaar kreeg.
Het kantelpunt was budget. Michel had net een Microsoft 365-implementatie afgerond die goedkoper uitviel dan begroot. In het wekelijkse overleg met de bestuurder legde hij het voor.
“In één keer dacht ik, als ik nu doorpak, dan sla ik drie vliegen in één klap. Ik heb mijn budget, ik heb een dashboard en ik heb KIK-V.”
In een kleine organisatie gaat zoiets snel. Kort overleg, besluit, door. Omdat de toezegging voor KIK-V er al lag, stond de bestuurder er meteen achter. KIK-V, het dashboard en de datakwaliteitsanalyse vormden samen één traject in plaats van drie losse projecten.
Wat het oplevert
De winst zit in de zekerheid. Door de datakwaliteitsanalyse weet Michel dat hij naar de juiste realtime cijfers kijkt. Het samenstellen van de maandrapportage is nu overzichtelijker en simpeler. De zorgmanagers merken het verschil het sterkst.
Zij kregen hun cijfers voorheen pas twee weken na afloop van de maand. Nu zien ze op elk moment van de dag hoe hun locatie ervoor staat op verzuim, personeel en financiën. Ze volgen de bedbezetting, zien wie er in dienst komt en wie vertrekt, en kijken daardoor een paar maanden vooruit. Dat bevalt zo goed dat Egala Zorg extra licenties nam, zodat inmiddels ook andere managers en teamcoaches toegang hebben.
Ziekteverzuim berekent Egala Zorg nu op dezelfde manier als de rest van de sector. Gedeelde definities maken het vergelijken makkelijker, eerst binnen de eigen organisatie en straks ook met andere organisaties in de regio.
De samenwerking met AAG
Michel omschrijft de samenwerking als korte lijntjes en snel schakelen. De consultant pakt vragen snel op en denkt mee, en voor KIK-V ligt er een duidelijk tijdspad met vaste overlegmomenten. AAG begeleidt als officieel implementatiepartner jaarlijks vijftig tot honderd zorgorganisaties bij de invoering van KIK-V. Die begeleiding is voor de organisatie kosteloos.
Het advies van Michel
Zijn advies aan andere organisaties is nuchter. Data op orde hebben geeft rust, en het helpt in de gesprekken over beleid en bij het vaststellen van de begroting.
“Je kunt KIK-V zien als extra administratieve last, of als hulpmiddel om je datakwaliteit te verhogen. De data-uitwisseling gaat er hoe dan ook komen. Je kunt maar beter mee in de stroom.”
Heb je nog geen dashboard, dan raadt Michel aan om KIK-V daarmee te combineren. Ook zonder dashboard levert het op, want je weet zeker dat de cijfers kloppen. De combinatie maakt het sterker.
Voor Michel is de volgende stap al zichtbaar. Van betrouwbare data via realtime inzicht naar vooruitkijken met forecasting. Dat woord vindt hij langzaam geen modewoord meer, maar een logische vervolgstap.
Wil je weten hoe KIK-V bij jouw organisatie uitpakt? Vraag de kosteloze datakwaliteitsanalyse aan, of lees in onze whitepaper ‘KIK-V in de praktijk’ welke drie stappen je zet om te starten.
Wil je meer weten? Neem contact op met Matthijs
Meer weten over Matthijs
Matthijs van de Kamp
BI consultant
